Bilgilendirme Etkili Bir Sunum Nasıl Hazırlanır?

Konu, 'Konu Dışı' kısmında Gamze tarafından paylaşıldı.

Sayfayı Paylaş

  1. Gamze

    Gamze TÜİSAG Yönetim Yardımcısı Yönetim Yardımcısı



    Gittiğiniz seminerlerde biraz gözlem yaptıysanız sunum yapmanın ne kadar zor bir iş olduğunu fark etmişsinizdir. Bazı konuşmacıların 5 dakikalık konuşmaları, sanki 1 saatmiş gibi sürerken, kimi katılımcılar 20 dakikalık konuşmalarında tüm dikkatleri üstlerinde toplayıp sanki 4-5 dakika konuşmuşlar gibi sunumlarını tamamlayabiliyorlar. İşte bu farkı yaratan nokta, kişinin hazırladığı sunumun kalitesine ve içeriğine göre değişiklik gösterebiliyor.

    Eğer bir topluluğun karşısında konuşuyor ve onların ilgisini çekemiyorsanız, ne kadar büyük bir şirketin yöneticisi olduğunuz ya da yaptığınız işte ne kadar başarılı olduğunuzun çok da bir önemi kalmıyor; çünkü dikkati dağılan ve sıkılmış bir izleyicinin duymak istediği ve merakla beklediği cümle “sunumumun sonuna geldim, teşekkür ederim” olacak. Durum böyle olduğunda da siz anlatmak ve vermek istediğiniz bilgileri iyi bir şekilde aktaramamış olacaksınız.

    Eğer bir girişimciyseniz, sunumlarınız sizin için çok daha önemli bir hal alıyor. 5-10 dakikalık bir sunum ile yaptığınız veya yapmak istediğiniz işi mümkün olduğunca iyi bir şekilde anlatıp, size yatırım yapmasını istediğiniz kişinin tüm ilgisini çekmeniz gerekiyor. Bu yüzden de yaptığınız sunumun etkili ve ilginç olması gerekiyor.
    • Sunumunuzu hazırlarken nelere dikkat etmelisiniz?
    • Sunumda hangi konulardan bahsetmelisiniz?
    • Sunum sırasında dikkat etmeniz gereken noktalar neler?

    Sunumunuzu hazırlarken nelere dikkat etmelisiniz?
    Görselliğin ön plana çıktığı bir çağda yaşıyoruz. Bu yüzden iyi bir görünüme sahip olan sunum karşı tarafın ilgisini çekecektir. İyi bir görünümden kastım ise temiz, derli toplu, çok fazla detayla kafa karıştırmayan ve rahat takip edilebilen bir sunum.

    Sunumunuzu hazırlarken ilk başta kullanacağınız yazı fontlarına dikkat etmenizde yarar var. Karışık ve zor okunan yazı fontları sunumunuzu takip etmeyi zorlaştırabilir. Mümkün olduğunca sade yazı tipleri kullanmak ve italic yazı tipinden kaçınmanız okumayı kolaylaştırır. Kalın veya düz yazı tipi sunumlar sırasında daha rahat okunduğu için daha çok tercih edilir. Eğer bir kelimeye ve söz öbeğine vurgu yapmanız gerekiyorsa,yazının altını çizmektense farklı ve dikkat çekici bir renk kullanmanız daha faydalı olur.

    Sunumunuzun arka fonunda gözün rahatlıkla algılayabileyeceği açık tonlar kullanmaya özen gösterin. Açık renkli arka fonun üzerine koyu bir yazı rengi ile, içeriğinizi ön plana çıkartabilirsiniz. Arka fonda koyu renk kullanmak, markanızın renklerini ortaya koymak için etkin bir yöntem olabilir. Tabii ki arka fonunuzu koyu bir renk seçtiyseniz, yazı renginizi de bu renkle kontrast oluşturacak açık bir renk olmalı. Sunumunuz boyunca seçtiğiniz arka fon ve yazı rengi kullanmanız, sunumun genelinde bir bütünlük oluşmasını sağlar.

    Sunumunuzu hazırlarken dikkat etmeniz gereken bir diğer önemli nokta ise, çok fazla slide animasyonundan kaçınmak olmalı. Slide içinde çok fazla animasyon kullanmanız, karşı tarafın dikkatinin dağılmasına sebep olabilir. İzleyicilerin bir yandan sizi dinlerlerken, bir yandan da arkadaki sunumda uçan, kaybolan ya da patlayıp, sağa sola kayan yazıları takip etmekte güçlük çekebileceklerini unutmayın.

    Hazırladığınız sunumun uzunluğunu da iyi ayarlamanız gerekiyor. 5 dakikalık bir konuşma sırasında 50 sayfalık sunum göstermeye çalışmak, karşı tarafın tamamen konuşmadan kopmasına sebep olabilir. Mümkün olduğunca az slide kullanıp, konuşmanız haricinde bilgilere yer vermeniz ve gerektiği takdirde slidelara başvurmanız, sunumunuzu daha etkin kılabilir.

    [​IMG]
    Sunumunuzun başında eğer varsa şirketinizi tanıtan 1-2 dakikalık kısa bir video kullanmak karşı tarafın dikkatini çekecek; çünkü video ile hazırlanmış bir görsel sunum, işinize verdiğiniz değeri ve harcadığınız emeği karşı tarafa gösterir. Bunun yanında sunumunuzun içinde veriler paylaşıyorsanız bunları tablo ve grafikler halinde paylaşmak da etkili bir yöntem olarak düşünülebilir. Bu tablolarda, en önemli verileri mümkün olduğunca sade bir şekilde vermeye çalışın.

    Sunumunuzu herhangi bir bilgisayarda çalışabilecek şekilde hazırlamanız da önem taşıyor. Ayrıca sunumunuzu yansıtırken kullanılan ekipmanların hepsinde çözünürlük oranı farklı olacağı için, kullandığınız renklerin seçimini de bu unsurları göz önünde bulundurarak yapmanız, sizin için etkili olacaktır. Sunumunuzu birkaç farklı ekranda test etmek, sizi konuşmanız sırasında okunmayan yazılar ya da çok karanlık arka fon ve resimlerin açıklamasını yapmaktan kurtarabilir.

    Sunumunuzu yapmadan önce prova yapmayı ihmal etmeyin. Kafanızdaki ses, “işime hakimim, ne olacak ki çıkıp konuşacağım orada” diyebilir; ama topluluğun karşısına çıktığınızda heyecanlanıp, konuşmanızı unutabilir ya da tutuk bir şekilde konuşabilirsiniz. Bu tip durumlara hazırlıklı olmak ve sunum sırasında telaşa kapılmamak için ayna önünde prova yapmak iyi bir alternatif olabilir. Eğer ayna karşısında çalışmak size bir şey ifade etmiyorsa, iş arkadaşlarınız ve ekibinizin karşısında bu sunumu yapmak da size gerekli güveni sağlayacak.

    Sunumunuzu tamamlamadan önce mutlaka kontrol edin. Gramer hataları ya da eksik notlar olabilir. Eğer video veya başka görselleri eklediyseniz, onların sunumun içinde yer alıp almadığını mutlaka önceden kontrol edin.

    Sunumda hangi konulardan bahsetmelisiniz?
    Sunumunuzun başında, kısa bir şekilde kendinizi tanıtmak ve hangi konu hakkında konuşacağınızı söylemek karşı taraf için yeterli olur. Şirketinizin daha önce neler yaptığı, sizin hangi liseye ya da üniversiteye gittiğiniz karşı tarafı ilgilendirmiyor. Eğer size soru olarak yöneltilirse, bu konulara o zaman değinin.

    Eğer yatırım almak için bir sunum yapıyorsanız, hangi pazara hitap ettiğinizi, ne gibi imkanlar sunacağınızı ve nasıl bir kazanç ya da çözüm sunduğunuzdan bahsedin. Rekabetin ve talebin çok olduğu bir alanda hizmet veriyorsanız, farklı olmanız gerekiyor. Karşı tarafa neler sunacağınız, diğer şirketlerden ne gibi farkınız var bunları ortaya koymaya çalışın. Çarpıcı ve gerçekçi cümlelerle işinizden bahsedin. İçi boş hayaller ve gerçek olmayan veriler sadece sizin kurumsal kimliğinize zarar verecektir. Yaptığınız sunumda, kendinize olan güveniniz tam bir şekilde sunum yaptığınız kişilerin karşısına çıkın.

    Yatırım yapacak kişiler, sizin işi nasıl yapacağınızdan çok, sizin projenizin ne gibi getirileri olabileceğiyle ilgilenecekleri için onlara ilk etapta iş planınızdan bahsetmeyin. Bu projenin ne gibi avantajlar sağlayacağından, hitap edecek pazarın büyüklüğünden ve pastadan alabileceğiniz payın ne kadar olduğundan bahsederek karşı tarafın ilgisini çekmek iyi bir başlangıç olabilir. Sonrasında da bu işi nasıl yapacağınızdan bahsedebilir ve sunumunuzun sonunda iletişim bilgilerinizi paylaşarak konuşmanızı tamamlayabilirsiniz.

    Sunum sırasında dikkat etmeniz gereken noktalar neler?
    [​IMG]
    Sunum sırasında biraz heyecanlı olmak kötü bir şey değil. Aksine heyecanlı olmanız, bu sunumu yapmaktan keyif aldığınızı da gösterir. Sunumunuz sırasında gülümsemeyi de ihmal etmeyin. Kimse asık suratlı birini dinlerken heyecan duymaz ve o kişiyi takip etmekte zorlanır.

    Mümkün olduğunca dinleyiciye odaklanmaya ve onlarla göz teması kurmaya özen gösterin. Böylelikle dinleyiciyle daha yakın bir ilişki kurmuş olursunuz ve onları sunumunuzun içine dahil edersiniz. Üniversitedeyken tek dersini bile kaçırmadığım iki hocam oldu ve bunun tek sebebi dünyanın en sıkıcı konularını, dünyanın en keyifli tiyatro gösterisiymiş gibi öğrencileri de konunun içine dahil ederek anlatarak yapmalarıydı. Eğer iyi bir konuşmacıysanız anlattığınız konunun ne olduğu çok önemli olmayacak ve dinleyiciler kendiliğinden sizi takip etmeye başlayacaklar.

    Eğer dünyanın en sıkıcı sunumunu yapmak istiyorsanız, konuşmanızı hazırladığınız slidelardan okuyarak yapın. Böylelikle okuma yazma bilmeyenler de sunumunuzda yazanları öğrenebilirler. Hazırladığınız sunumdaki bilgiler, sizin söyleyeceklerinizin dışında ekstra bilgiler sunmalı. Takıldığınız ve unuttuğunuz anlarda sunumunuzdan faydalanmak gerekli; ama orada yazanları olduğu gibi okumanız sizi özensiz biri olarak gösterebilir. Bunlara ek olarak, sayfalar arasında çok fazla geçiş yapmayın. Bir ileri bir geri ya da birkaç sayfayı hızlıca geçmek yine sizin sunumunuza iyi hazırlanmadığınızı ortaya koyar.

    Eğlenceli olmak adına yaptığınız şakaların dozunu kaçırmayın. İnce espriler iş dünyasındaki dinleyicilerin hoşuna gidecektir; ama sıradan ve özensiz şakalar sizin için bir eksi olarak görünebilir. Bunun yanı sıra kullandığınız dil de oldukça önemli. Jargonu bir kenara bırakın. Her ne kadar iş dünyasından kişilere hitap ediyor olsanız da, sizin bildiğiniz jargonu herkes kullanmayabilir. Dinleyiciler sizi anlamakta güçlük çekmemeli.

    Zamanınızı mümkün olduğunca iyi bir şekilde kullanmaya özen gösterin. Yavaş başlayıp, sonlara yaklaştığınızda anlatacaklarınızı hızlı hızlı geçmek, takip edilmenizi zorlaştırabilir. Eğer sürenizi aşarsanız hem sizden sonraki konuşmacının zamanını çalacaksınız hem de dinleyiciler odaklanmakta zorlanacak. 15 dakikalık bir süreniz varsa bunun tamamını kullanmak zorunda değilsiniz. Son birkaç dakikayı dinleyenlerin sorularına ayırmak, onların fikirlerine ve düşüncelerine önem verdiğinizi gösterir.

    Bir topluluğa sunum yapıyorsanız ve konuşmanızda çok fazla bilgiye yer verdiyseniz, sunumunuzu dinleyicilerle paylaşmak da sizin artı olarak geri dönecek. Böylelikle dinleyenler, sağladığınız ekstra bilgilere ulaşabilirler ve onlar için bir hizmet sağladığınızdan dolayı size minnettar olabilirler.


    Kaynak: http://eticaretmag.com/etkili-bir-sunum-nasil-hazirlanir/



     
    Last edited: 14 Ekim 2014
  2. Gamze

    Gamze TÜİSAG Yönetim Yardımcısı Yönetim Yardımcısı



    Sunum hazırlama konusu ilgimi çektiği için sizlerle bu yazıyı da paylaşmak istedim.

    ----------------------------------------------------------------------------------------------------

    Sunum yapmak artık profesyonel iş yaşamının ve eğitimin önemli bir parçası. İster küçük bir gruba, isterse yüzlerce kişiden oluşan geniş kitlelere yönelik olsun sunum yaparken bazı önemli noktalara dikkat etmekte fayda var.

    Kağıt üstünde taslak çıkarmaktan başlayın. Sunumunuzu bilgisayar başına oturup hazırlamadan önce bir not defterinde yazılı taslağını çıkarmanız en doğrusu. Eğer başlarken genel bir planınız olmazsa çok vakit kaybedebilirsiniz.

    Sunum yapacağınız kitle kim? Sizi dinlemeye gelecek olanların eğitim seviyesi, yaş aralığı, mesleği gibi önemli detayları bilmek sunumunuzu şekillendirmenize yardımcı olur. Deneyimli bir kitleye yapacağınız sunum ile başlangıç seviyesindeki bir kitleye yapacağınız sunum farklı olmalı.

    Vermek istediğiniz mesaj nedir? Kainattaki her varlık gibi sunumunuzun da bir amacı ve temel mesajı olmalı. Sunum boyunca vereceğiniz tüm örnekler bu mesajı desteklemeli. Bunun için hazırlanmadan önce kendinize mutlaka şu soruyu sorun: 'Dinleyicilerin salondan ayrıldığında ilk olarak neyi hatırlamalarını istiyorum?' Vereceğiniz cevap sunumunuzun ana mesajı olacaktır.

    Anlatım kurgunuzu şekillendirin. Sunumunuzun ana mesajını belirledikten sonra anlatım kurgusunu hazırlamak gerekir. Tıpkı bir makalede olduğu gibi sunumda da giriş, gelişme ve sonuç bölümleri var. Bu bölümleri nerede başlatıp nerede bitireceğinizi iyi hesaplamalısınız.

    Sürenizi iyi ayarlayın. İnsan algısı 20 dakikadan sonra dağılıyor. Bu nedenle yapacağınız sunumun süresini ve akışını dinleyicilerin ilgisini dağıtmayacak şekilde ayarlamalısınız. Gereğinden uzun ve aşırı durağan sunumlar dinleyicilerinizi sıkabilir.

    İyi bir tasarım. Bir sunumu diğerlerinden daha ilgi çekici yapan en önemli unsur dizaynıdır. PowerPoint gibi programların sunduğu hazır temalar yerine kendinize özgü tasarımlar denemekte yarar var. İlk başta bunu yapmak zor gelebilir ama pratik yaptıkça kendinize özgü bir tarz geliştirebilirsiniz.

    Az yazı, öz söz. Anlatmak istediğinizi sunuma birebir yazmaktan kesinlikle kaçının. Eğer her şeyi sunuma yazabiliyorsanız sizin sahneye çıkıp anlatmanıza neden gerek olsun ki? Sunumu katılımcılara e-mail olarak da gönderebilirsiniz.

    Görsel unsurları iyi kullanın. Fotoğraf, video ve grafik gibi görsel unsurlar iyi bir sunumun vazgeçilmezleridir. Görsel unsurlar yardımıyla hem dinleyicilerinizin ilgisini daha çok çekersiniz hem de mesajınızı güçlendirirsiniz. Sunumunuzda kullanmak üzere iStockphoto.com veya shutterstock.com gibi adreslerden lisanslı fotoğraflar satın alabilirsiniz. Flickr.com veya photobucket.com gibi adreslerden de kaynak belirterek kullanabileceğiniz birçok ücretsiz fotoğrafa erişmeniz mümkün. Video içinse youtube.com veya dailymotion.com ideal. Kaynak belirtmek ise çok önemli.

    Fontlar ve renkler önemli. Anlatacağınız konuya uygun renk ve yazı tipi seçmelisiniz. Ciddi bir konu anlatırken fosforlu bir tema kullanmak tüm ilgiyi dağıtabilir. Çok farklı türde ve kıvrımlı yazı tipleri, uyumsuz renkler, resimlerin içinde kaybolmuş ve anlaşılmayan yazılardan uzak durun. Gereksiz animasyonlar dinleyiciyi yorar.

    Açılış ve kapanış akılda kalıcı olmalı.

    Etkileyici bir giriş yapmak izleyicilerin sunumu daha dikkatli dinlemesini sağlar. Sunumun sonunda ise verilmek istenen mesaj en güçlü şekilde vurgulanabilir.

    Akış listenizi elinizin altında bulundurun. Dinleyicilerin karşısına çıkmadan önce bir veya mümkünse birkaç prova yapın. Sunumunuzun akış listesi mutlaka elinizin altında olsun. Teknik bir aksaklıkta bu liste çok işinize yarayacaktır.

    Teknik detayları kontrol edin. Sunum yerine önceden gelip mekanı görün ve teknik detayları kontrol edin. Bir bilgisayarda hazırladığınız bir sunum başka bir bilgisayarda farklı gözükebilir. Bu nedenle bilgisayarınızı ve ara kablolarınızı getirmenizde fayda var.

    Kendinizi tanıtın ve dinleyiciyle iyi diyalog kurun. Başlarken kendiniz hakkında kısa bir tanıtım yapmak yerinde olur. Slaytları birebir okumaktan kaçının, dinleyiciye arkanızı dönmeyin, göz temasını ihmal etmeyin. Anlatımlarınız olabildiğince net ve kısa olsun.

    Sonunda iletişim bilgilerinizi verin, dinleyiciler sizinle iletişime geçmek isteyebilirler. Soru cevap için de mutlaka zaman ayırın.

    Ve tabii unutmayın ki bunlar sadece bazı deneyimlerle elde edilmiş birkaç basit öneri. Elbette her zaman istisnalar olabilir. Bu önerilerin dışında kendinize ait bambaşka ve özgün bir tarz da oluşturabilirsiniz.

    Zaman



     
    Alperen Ünal, hkahraman, ayla ayla ve 4 kişi daha buna teşekkür etti.
Yüklüyor...

Sayfayı Paylaş



Yandex.Metrica