Prosedürler

[Xzenon]

DOKÜMAN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ

1. AMAÇ

Bu prosedürün amacı; TS EN ISO 9001:2000 KYS şartlarına uygun olarak OTİM’de kurulan KYS ile ilgili dokümanların hazırlanması, yayınlanmadan önce gözden geçirilmesi, onaylanması, dağıtımı, güncelleştirilmesi, ilgili yerlerde geçerli nüshaların bulunması ve yürürlükten kaldırılanların kullanımdan alınması için oluşturulmuş kontrol sistemini tanımlamaktır.

2. UYGULAMA ALANI

Bu prosedür; Ordu Tarım İl Müdürlüğünde KYS’nin uygulanmasının gerektirdiği tüm dokümanlara uygulanır.
3. TANIMLAR VE KISALTMALAR

Kontrollü Baskı: İlgili birim tarafından onaylanan asıl nüshanın çoğaltılarak ve kırmızı “KONTROLLÜ KOPYA” kaşesi vurularak dağıtımıdır.
Doküman Kontrolü: KYS’ nin etkili olarak uygulanması için dokümanların ilgili yerlerde bulunması, geçersiz dokümanların kullanımdan alınması, revizyon işlemleri sonunda onaylanması yeni dokümanın kontrollü olarak dağıtımıdır.
KYS : Kalite Yönetim Sistemi
Birim : OTİM Şube Müdürlüklerini
Bölüm : Kalite Konseyi ve/veya Üst Yönetim
Doküman : Bilgi ve onu destekleyici ortam,
Proses : Girdileri çıktı haline getiren birbirleriyle ilgili ve etkileşimli faaliyetler takımı.
Prosedür: Bir faaliyeti veya bir prosesi icra etmek için belirlenen yol ve bunu anlatan doküman.
Talimat: Bir faaliyetin ya da Kurumumuzda kullanılan tüm makine ve ekipmanların çalıştırılması, kullanılması, bakımı ile ilgili kuralları açıklayan, cihazın yanında bulunan, kolaylıkla okunabilen, görülebilen ayrıca bir faaliyetin nasıl yapılacağını da yalın bir dille anlatan doküman.
İşlem Prosedürü: İdari ve mali işler şube müdürlüğünce yürütülen iş ve işlemleri anlatan dokümanlar,
İş Akış Şeması : İşlem prosedürleri ile ilgili faaliyetlerin nasıl yapıldığını sıralı ve şematik olarak anlatan doküman,
Görev Tanımı : Görev yetki ve sorumlukların belirtildiği doküman,
Formlar : Müdürlüğümüzde kalite yönetim sistemi ile ilgili faaliyetlerin belirli bir formatta kaydedilmesini, yapılan işlerin veriye dönüşmesini sağlayan dokümanlardır.
Liste: Müdürlüğümüzde oluşturulan kalite yönetim sistemi ile ilgili dokümanlar ile dış kaynaklı dokümanların listelendiği doküman.
Planlar: Proseslerin izlenmesi, ölçümü ile ilgili kalite planları ile hedeflere ulaşmak için yapılan belirli süreler için gerçekleştirilmesi gereken eylem planlarıdır.
Dış Kaynaklı Doküman: Müdürlüğümüzde verilen hizmetin, uygulanan kalite yönetim sisteminin yasal dayanağını oluşturan ilgili mevzuata ilişkin kanun, yönetmelik, ,kanun hükmünde kararname, bakanlar kurulu kararı, sirküler, tebliğ, standart, tüzük, genelgeleri kapsar. Bu belgeler değiştirilemez ve uyulması zorunlu olan dokümanlardır. Kalite yönetim sistemi ile ilgili dış kaynaklı dokümanlar TSE tarafından yayınlanır ve değişiklikler bu dokümanlara uygun olarak gerçekleştirilir.

OTİM : Ordu Tarım İl Müdürlüğü
Birim (B) : Şube Müdürlükleri
KEK : Kalite El Kitabı
OEK : Organizasyon El Kitabı
KP : Kalite Prosedürü
İP : İşlem Prosedürü
P : Proses
PTÇ : Proses Takip Çizelgesi
F : Form
T : Talimat
L : Liste
P L : Plan
KK : Kalite Konseyi
BKK : Birim Kalite Konseyi
KYT : Kalite Yönetim Temsilcisi
TSE : Türk Standartları Enstitüsü
EN : Avrupa Standardı
ISO : Uluslararası Standartlar Teşkilatı

4. İLGİLİ DOKÜMANLAR

4.1. Dış Kaynaklı Güncel Doküman Listeleri
4.2. Güncel Doküman Listesi
4.3. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (KP:02)

5. SORUMLULAR
Tüm doküman hazırlayan ve dağıtan birimler bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

6. UYGULAMA

6.1. Doküman Hazırlama, Yeterliliğini Onaylama ve Dağıtımı

OTİM’de kurulan KYS içerisinde dokümanlar OTİM-KEK’de belirtildiği şekilde iç ve dış kaynaklı olmak üzere iki bölümden oluşur. Bu dokümanların hazırlanması, onaylanması, revizyonu ve dağıtımı aşağıda yer alan esaslara uygun olarak yapılır.

6.1.1. Kalite Politikası, Kalite El Kitabı, Kalite Planları ve Kalite Prosedürleri, Organizasyon El Kitabı, Kalite Hedefleri, KYS ile İlgili Planlar

Hazırlık+Revizyon : Kalite Konseyi (KK)
Gözden Geçiren : Kalite Yönetim Temsilcisi
Onaylayan : İl Müdürü
Dağıtım ve Yayım : KK
Dağıtım ve Yayım Şekli : OTİM İnternet Sayfası/ Kontrollü Dağıtım (F:04)
Duyuru : İnternet / yazı
Asıl Nüsha : KK

-OTİM Kalite Politikası, İl Müdürü tarafından belirlenerek, onaylanır ve KK tarafından duyurusu sağlanır. Hizmet binalarının girişlerinde, çerçeve içinde herkesin görebileceği bir yere asılır.

-KK’ce hazırlanan dokümanların asılları, “Kalite Klasöründe” KK’ince muhafaza edilir. Bilgisayar ortamı dışında dağıtılan dokümanlara KK’ce “Kontrollü Kopya” kaşesi vurulur. KK’ce kontrollü kopya dağıtımı yapılan birimler Doküman Dağıtım Formu (F:04) ile belirlenir ve Doküman Dağıtım Listesine (L: 03) kaydedilir.

-KK’ce hazırlanan dokümanların yayımı İnternet üzerinden veya üst yazı ekinde yapılır. Dokümanlar İl Müdürünce onaylandıktan sonra, OTİM' in İnternet sitesinde yayınlanır. Dokümanlar İnternet ortamında yayınlandığında ve revizyonlar yapıldığında elektronik ortamda ve/veya yazılı olarak birimlere duyurulur. Sadece elektronik ortamda duyuru yapıldığında, işlem KK üyelerince tutanak altına alınır. Bu şekilde yapılan duyuru tüm bilgisayarlarında görüntülendiğinden duyuru herkes tarafından alınmış sayılır ve duyuru tarihi yürürlük tarihidir.

-Formların dışındaki dokümanların dökümü alınamaz. Ancak, İnternette yayımlanan dokümanlardan, kalite temsilcileri sorumluluğunda; KK üyelerinde, İl Müdür yardımcısında, birim amirlerinde ve kalite iç tetkikçilerinde ihtiyaç duyulduğunda birer adet döküm alınarak, kontrollü kopya kaşesi basılı doküman bulundurulabilir.

-Formların dökümü, kullanım esnasında alınır. Formlar, (revizyon olasılığı olduğu için) kullanım ihtiyacı duyulmadan döküm alınarak saklanamaz.

-KK’ce hazırlanan Kalite El Kitabı OTİM-KEK, Organizasyon El Kitabı OTİM-OEK olarak; kalite prosedürlerine KP:01, talimatlara T:01’den başlayarak çift rakamlı sıra numarası verilir. Formlara F:, Listelere L:, Planlara PL: kodları ile numara verilir. KK’ ce hazırlanan ilk form/liste/plan 01 no’dan başlar, diğerleri bir üst numarayı takip eder.

6.1.2. Diğer Dokümanlar (Prosesler, Proses Takip Çizelgeleri, İşlem Prosedürleri, İşlem Prosedürlerine ait İş Akış Şemaları, Talimatlar, Formlar, Kalite Hedef Planları, Görev Tanımları)

6.1.2.1. OTİM birimlerince KYS’nin uygulanmasını sağlamak üzere ihtiyaca göre, prosesler, işlem prosedürleri ve işlem prosedürlerine ait İş Akış Şemaları, talimat ve formlar hazırlanarak, onaylanır. Bu dokümanların hazırlanması ve dağıtımı aşağıdaki şekilde yapılır.

Hazırlık+Revizyon : Birim Kalite Konseyi
Gözden Geçiren : Şube Müdürü
Onaylayan : İl Müdürü
Dağıtım : Birim Kalite Konseyi
Dağıtım Şekli : Kontrollü Dağıtım (F:04)
Duyuru : Yazı
Asıl Nüsha : Birim Kalite Konseyi

- Dağıtım yapılacak KYS dokümanlarına Birim Kalite Konseylerince “Kontrollü Kopya” kaşesi vurulur (Kaşe Kullanım Talimatı T:01). Uygulama yerlerinde kontrolsüz kopya bulundurulamaz.

İl Müdürlüğümüzdeki Şube Müdürlükleri aşağıdaki şekilde numaralandırılmıştır.
1. Proje ve İstatistik Şube Müdürlüğü (01)
2. Bitki Koruma Şube Müdürlüğü (02)
3. Hayvan Sağlığı Şube Müdürlüğü (03)
4. Çiftçi Eğitim ve Yayım Şube Müdürlüğü (04)
5. Destekleme Şube Müdürlüğü (05)
6. Kontrol Şube Müdürlüğü (06)
7. İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü (07)

Birimler verdikleri tüm hizmetler için, aşağıdaki sembolleri kullanarak prosesleri hazırlarlar.

Birimlerde hazırlanan KYS dokümanlarına, birimler kendi birimlerini ifade eden iki rakamlı kod ile doküman proses ise P, işlem prosedürü ise “İP”, talimatsa “T”, ekleyerek ve her tür dokümana 01 den başlayarak numara verirler (Örnek: 04-P: 01, 07-İP:01, 03-T:01).

Proseslerin ve İşlem Prosedürlerine ait formların numaralandırılmasında, ait olduğu prosesin/işlem prosedürünün doküman numarası esas alınır. Bu numaraya Form anlamına gelen (F) eklenir ve iki basamaklı sıra numarası verilir. Formların üzerinde revizyon durumunu gösteren bilgiler de bulunur. Formların numaralanmasına örnek; 06-P:01 F:01

Birimlerce hazırlanan KYS dokümanlarının asılları, birim kalite konseylerince Birim Kalite Klasörüne takılarak muhafaza edilir. Prosedürün konusu ile ilgili birim (Şube) sayısı kadar çoğaltılır. Her bir sayfasına KONTROLLÜ KOPYA kaşesi vurulur. Şube ve kişilere kontrollü Doküman Dağıtım Formuna göre (F:04) dağıtılır. Bir nüshaları da KK’ ye gönderilir.
Görüş alınmak için dağıtımı yapılan dokümanlara dağıtım yapan birim tarafından dokümanın sağ üst köşesine kırmızı kalemle “TASLAK DOKÜMAN” yazılarak dağıtılır.

6.1.2.2. Görev Tanımları,
OTİM Organizasyon El Kitabı ve “Tarım, Orman ve Köyişleri Bakanlığı Taşra Teşkilatının Kuruluşu, Görevleri, Çalışma Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmelik” hükümleri ile diğer iç ve dış kaynaklı dokümanlar esas alınarak hazırlanır. Görevlerin içeriği, ilgili personelin yapmakla yükümlü olduğu görevleri kapsar. İl Müdür Yardımcısı, Şube Müdürlerinin Görev Tanımları İl Müdürünce, diğer personellerin ise Şube Müdürünce hazırlanarak, bir üst yazı ekinde ilgili personele verilir. Görev tanımlarının bir nüshası ilgili personelde, bir nüshası da özlük dosyasında bulundurulur. Görev tanımları, personelin görev ve unvanları değiştiğinde, revize edilerek yeniden düzenlenir. Personelin çalıştığı Şube değiştiği zaman, personelin görev tanımı “00” revizyon numarası ile tekrar yayınlanır.

Görevlerde herhangi bir nedenle değişiklik olduğunda, bir önceki görev tanımının iptal edildiği üst yazıda belirtilir. Bir önceki görev tanımlarının özlük dosyasında olan nüshası, geçersiz kaşesi basılarak saklanır.

6.1.2.3. TS EN ISO 9001:2000 Standardındaki değişiklikler ise TSE’nin internet (www.tse.org.tr ) adresinden KK’ce takip edilir.

6.2. Kalite Yönetim Sistemi Planı
OTİM Kalite Yönetim Sistemine yeni bir hizmetin dahil edilmesi ya da mevcut hizmete ait yeni bir uygulamanın başlatılması için, yürütülmesi gereken çalışmalar, öncelikle KYS Planlaması Formu (F:02) ile planlanarak, uygulamaya dahil edilir. Yapılan planlama, sistemde yer alan diğer hizmet alanları ile uyumlu olmalıdır. Kalite Planları tüm faaliyetlerle ilgili sorumlu kişi, kaynak, zaman dilimi, kontrol kriterleri, kayıt ve doğrulama v.b bilgileri içerir.

6.3. Kalite Süreç Planı
Kalite Süreç Planı (PL: 01), Kalite El Kitabında belirtilen tüm Hizmet Gerçekleştirme ve Destek Proseslerini içerecek şekilde, her yıl sonunda gözden geçirilerek, gerekiyorsa revizyon yapılarak tekrar yayınlanır.

6.4. Hedef Belirlenmesi ve İzlenmesi

6.4.1. Hedeflerin Belirlenerek Duyurulması

-Birimler, prosesleri ile ilgili hedeflerini belirleyerek, 15 Aralık tarihine kadar KK' ne gönderirler.
-KK’ince, birimlerden gelen hedefler değerlendirilerek, Kurumun hedefleri belirlenir. Belirlenen hedefler İl Müdürünün onayına sunulur. Onaylandıktan sonra, Ocak ayında internet ortamında veya yazılı olarak tüm çalışanlara duyurulur. Prosesler için gereken iyileştirme alanlarına Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarında karar verilir.
-Kalite hedefleri KK' ince hizmet binalarının girişlerine asılır.

6.4.2. Hedeflerin Planlanması ve İzlenmesi

-Kalite Konseyince/Birim Kalite Konseylerince, belirlenen her bir hedef için, Yıllık Hedef Planları (F:03) düzenlenerek, İl Müdürü tarafından onaylanır. Planlar, üçer aylık dönemler sonunda, izlenerek yılsonunda hedefe ulaşılıp, ulaşılmayacağı kontrol edilir. İzleme sonucunda elde edilen veriler, hedefin yılsonunda aşılabileceğini gösteriyorsa, hedefler revize edilerek yükseltilir. İzleme sonucunda elde edilen veriler, hedefin yılsonunda ulaşılamayacağını gösteriyorsa, plan revize edilerek, hedefe ulaşılmaya çalışılır.

6.5. Dokümanların Gözden Geçirilmesi, Güncellenmesi ve Revizyonlarının Takibi

Dokümanlar, KYS’nin etkinliğini sağlamak üzere sürekli gözden geçirilir ve aşağıdaki yöntemlerle güncellenir.

6.5.1.Güncelleme ihtiyacı, (Referans alınan standartlarda olabilecek değişikliklere uyum sağlamak için, Kalite Yönetim Sistemi iç tetkikleri veya dış tetkikler sonucunda tespit edilen uygunsuzlukları giderebilmek amacıyla, faaliyetlerin yapılmasına ilişkin değişen uygulamalar gereğince, uygulayıcı personelin talebinin değerlendirilmesi sonucu, Kalite Yönetim temsilcisinin periyodik değerlendirmeleri sonucu yetersiz kalan dokümanlarda değişiklik amacıyla, Tarım ve Köyişleri Bakanlığının emirleri doğrultusunda veya yasal mevzuat çerçevesinde yapılacak değişiklikler nedeniyle) dokümanların dağıtımı yapılan birimlerin önerisi ya da hazırlayan birimin kararları doğrultusunda belirlenir.
6.5.2.Yayımlanmış dokümanlarda gerekli görülen değişiklik isteği, değişiklik öneren birimce Öneri Formu (F:05) doldurularak, bir üst yazı ekinde doküman hazırlayan birime gönderilir. Belirlenen ihtiyaca göre, doküman hazırlayan birimce gerekli görülen değişiklikler yapılır ve değişiklik yapılan dokümanın iptal edilebilmesi için daha önce dağıtımı yapılan birimlere yeni dokümanla birlikte gönderilir ve eski dokümanın iptali istenir.
6.5.3. Dokümanlar, hazırlayan ve uygulayan birimlerce tekrar gözden geçirilerek ve onaylanarak, gerektiğinde güncellenir ve yukarıda anlatıldığı biçimde yeni doküman uygulamaya konulur.
6.5.4. Revizyonlar, OTİM-KEK, OTİM-OEK, sayfa bazında; diğer KYS dokümanlarında ise doküman bazında yapılır. OTİM-KEK’ de bir defada revize edilen sayfa sayısı 10 ve daha fazla olduğunda veya 10 ayrı revizyonda OTİM-KEK yeni baskı numarası verilerek 00 revizyonla yeniden basılır. OTİM-KEK ve OTİM-OEK’ deki revizyonlar (yeni baskı hariç) cümlenin başında parantez içerisinde revizyon ifadesi ve revizyon tarihi yazılarak gösterilir.
6.5.5. Revizyonlar her dokümanın kendi ekinde bulunan ve sadece o dokümana ait olan Doküman Revizyon İzleme Formundan takip edilir (F:06).
6.6. Geçersiz Dokümanın (yazılı dağıtımı yapılmış) Kontrolü ve Saklanması
-Revize edilmiş ya da yürürlükten kalkmış dokümanın iptali için dokümanı hazırlayan birim (KK, BKK) tarafından üst yazı ile “Geçersiz Doküman” duyurusu yapılır. Yeni dokümanı alan birim ilgili eski sayfayı çıkarır, yerine yenilerini takar. Geçersiz olan dokümanlar ilgili birime üst yazıyla iade edilir.
-Doküman hazırlayan birimce önceki dokümanın aslına “Geçersizdir” kaşesi vurularak saklanır. Toplanan KONTROLLÜ KOPYA kaşeli dokümanlar ise KK tarafından bir tutanak tutularak okunamayacak ve birleştirilemeyecek şekilde yırtılarak, parçalanarak imha edilir.
6.7. Dış Kaynaklı Doküman
İl Müdürlüğü dışında hazırlanan ve İl Müdürlüğü ile ilgili bazı hizmetlerin verilmesi sırasında kullanılan resmi dokümanlar numaralandırılmaz. Dış kaynaklı dokümanların formatı dokümanın kendine özgüdür. Belge değiştirilmeden aynen korunur.
Birimlerce, bu prosedürde yer almayan ancak, hizmetlerin yürütümünde kullanılması gereken dokümanlara (Kanun, Kanun Hükmünde Kararname, Bakanlar Kurulu Kararları, Yönetmelikler, Sirküler, Tebliğler, Standartlar v.b.) Resmi Gazete ve İnternet kanalıyla ulaşılır. Ayrıca tüm birimler kendi uygulama alanlarına giren Resmi Dokümanların güncel olanlarını izlemek ve bulundurmakla sorumludur.
Birimler kullandıkları Dış Kaynaklı Dokümanları (Kanun, Kanun Hükmünde Kararname, Bakanlar Kurulu Kararları, Yönetmelikler, Sirküler, Tebliğler, Standartlar v.b.), “Dış Kaynaklı Güncel Doküman Listesi”ne kaydederek takip eder ve hazırladıkları listelerin Kontrollü Kopyasını Kalite konseyine gönderir.
Kullanılan Dış Kaynaklı Dokümanlar “Doküman Dağıtım ve Toplama Formu” aracılığı ile dağıtılır ve toplanır.
Birimler, Dış Kaynaklı Güncel Doküman Listelerini sürekli güncelleyerek, Kalite Konseyine gönderirler.
6.8. Kurum içinde yapılan ve Kurum tarafından düzenlenen toplantılar ile iç tetkik açılış ve kapanış toplantılarında, KK ve BKK toplantılarında Toplantı Katılım Formu (F:07) kullanılır.
6.9. Prosesler ve Talimatlar ilgili personelin kolayca ulaşabileceği şekilde yazılı olarak veya bilgisayar ortamında tutulur.
6.10. Kalite Sistemine ilişkin dokümanlar Kalite Yönetim Temsilciliğinde ve ilgili birimlerde bulundurulur.
6.11. Tüm birimler dokümanların güncel olarak bulundurulmasından sorumludur.

7. KAYITLAR
7.1-Kalite Hedefleri Formu (F:01)
7.2-KYS Planlaması Formu (F:02)
7.3-Kalite Hedef Planı Formu (F:03)
7.4- Doküman Dağıtım Formu (F:04)
7.5- Öneri Formu (F:05)
7.6- Doküman Revizyon İzleme Formu (F:06)
7.7- Toplantı Katılım Formu (F:07)
7.8- Kalite El Kitabı Kapak Sayfası Şekli
7.9- Kalite El Kitabı Sayfa Şekli
7.10- Organizasyon El Kitabı Kapak Sayfası Şekli
7.11- Organizasyon El Kitabı Sayfa Şekli
7.12- Görev Tanımları Sayfa Şekli
7.13- Prosedür Sayfa Şekli
7.14- İşlem Prosedürü Sayfa Şekli
7.15- Proses Sayfa Şekli
7.16- Plan Sayfa Şekli
7.17- Liste Sayfa Şekli
7.18- Form Sayfa Şekli
7.19- İş Akış Şeması Sayfa Şekli
7.20- Talimat Sayfa Şekli
7.21- Kaşe Kullanım Talimatı (T:01)
7.22- Kalite Politikası Formu (F:08)
7.23- Güncel Doküman Listesi (L: 01)
7.24- Dış Kaynaklı Güncel Doküman Listesi (L: 02)
7.25- Doküman Dağıtım Listesi (L: 03 )
7.26- Doküman Dağıtım ve Toplama Formu (F: 09)
7.27- Kalite Süreç Planı (PL: 01)

 

[Xzenon]

KAYITLARIN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ

1-AMAÇ
Bu prosedürün amacı, KYS’ne ait kayıtların tanımlanması, toplanması, tasnifi, ulaşılması, saklanması, saklanmasına gerek kalmayan kayıtların ayıklanması ve elden çıkarılmasında bir yöntem oluşturmak ve sürekliliğini sağlamaktır.

2-UYGULAMA ALANI
Bu prosedür, Ordu Tarım İl Müdürlüğü Kalite Yönetim Sisteminde tanımlanan kayıtların tamamını kapsar.

3-TANIMLAR VE KISALTMALAR
Kayıt: KYS’de tanımlanan dokümanlarda tutulması öngörülen ve bunların uygulandığına dair delil teşkil edebilecek her türlü belge, bilgisayar, kaset, disket ve CD gibi manyetik ortamlardır.
Doküman: Kalite Yönetim Sistemi çerçevesindeki tüm belgeler.

4- İLGİLİ DOKÜMANLAR
4.1. Dokümanların Kontrolü Prosedürü (KP:01)
4.2. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

5- SORUMLULAR
Kalite kayıtlarının korunması ile görevli olan tüm kişiler ve birimler bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

6- UYGULAMA
6.1. Kayıtların Tanımlanması
Aşağıdaki kayıtlar KYS kaydı olarak tanımlanmıştır.
6.1.1. Belirleme ve izleme kayıtları
Birimlerce Yasal Mevzuat, Birim Prosedürleri ve Organizasyon El Kitabına göre yürütülen hizmetlere ait yapılan işlemleri gösteren kayıtlar,

6.1.2. Yönetimin Gözden Geçirmesi Kayıtları
6.1.2.1.YGG Toplantı Duyurusu
6.1.2.2.YGG Toplantı Gündemi
6.1.2.3. Şube Müdürlüklerince düzenlenen performans raporları
6.1.2.4.Yönetim Temsilcisi Performans Raporu
6.1.2.5.YGG Toplantı Tutanağı
6.1.2.6.YGG kararlarına göre yapılan işlemlerin kayıtları

6.1.3. Eğitim Kayıtları
6.1.3.1.Resmi Yazılar,
6.1.3.2.Hizmet İçi Eğitim İstek ve İhtiyaç Formu
6.1.3.3.Yıllık Eğitim Planı
6.1.3.4.Eğitim Duyuruları
6.1.3.5.Eğitim Devam Formu
6.1.3.6.Eğitim Katılım Sertifikası
6.1.3.7.Personel Eğitim Takip Kartı
6.1.3.8.Eğitim İzleme Anket Formu
6.1.3.9.Eğitim Değerlendirme Formu
6.1.3.10.Eğitici Rapor Formu

6.1.4. İç Tetkik Kayıtları
6.1.4.1.İç Tetkikçi Listesi
6.1.4.2.Birimlerden gelen iç tetkik talepleri
6.1.4.3.Yıllık İç Tetkik Planı
6.1.4.4.Yıllık İç Tetkik Planı Duyurusu
6.1.4.5.Toplantı Katılım Formu
6.1.4.6.İç Tetkik Soru Listesi
6.1.4.7.İç Tetkikte bulunan uygunsuzluk raporları
6.1.4.8.İç Tetkik Raporu
6.1.4.9.İç Tetkik Uygunsuzluk Kapatma Yazısı

6.1.5. Uygun Olmayan Hizmet Kayıtları
6.1.5.1.Uygunsuzluk Tespit Formu
6.1.5.2.Uygunsuzluk İzleme Formu

6.1.6. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Kayıtları
6.1.6.1.Düzeltici Faaliyet Formu
6.1.6.2.Önleyici Faaliyet Formu
6.1.6.3.Düzeltici Faaliyet İzleme Formu
6.1.6.4.Önleyici Faaliyet İzleme Formu
6.1.6.5.Düzeltici ve Önleyici Faaliyet kararlarına göre yapılan işlemlere ilişkin kayıtlar

6.1.7. Ölçme, Değerlendirme ve Rapor Kayıtları
6.1.7.1.Proseslere ilişkin izleme kayıtları
6.1.7.2.Müşteri Görüş, Öneri ve Anket Formları
6.1.7.3.Müşteri Görüş, Öneri ve Anket Formları Değerlendirme Raporları
6.1.7.4. Müşteri görüş ve önerilerine ilişkin kayıtlar
6.1.7.5. Öneri formları
6.1.7.6. Personel Görüş, Öneri ve Anket Formları

6.1.8. Satın Alma Kayıtları
6.1.8.1.Alım-Satım ve İhale Kanun ve Yönetmeliğine ilişkin kayıtlar

6.1.9. Dokümanlar
6.1.9.1.Kalite Politikası
6.1.9.2.KYS Planları
6.1.9.3.Kalite Hedefleri
6.1.9.4.Kalite Hedef Planları
6.1.9.5.Kalite El Kitabı ve temel prosedürler
6.1.9.6.Prosesler, talimatlar ve şemalar
6.1.9.7.Organizasyon El Kitabı
6.1.9.8.Geçersiz Dokümanların asılları
6.1.9.9.Görev tanımları
6.1.9.10.İç ve dış kaynaklı dokümanlarda belirtilen diğer kayıtlar
6.1.9.11.Toplantı Tutanakları
6.1.9.12 Dokümanlarla ilgili diğer kayıtlar

6.2. Kayıtların Tutulması
Kalite Yönetim Sisteminin uygulandığına ve izlendiğine dair, mevzuat, kalite el kitabı, kalite prosedürleri, proseslerde belirtilen kalite kayıtları, uygulama aşamasında okunaklı, eksiksiz ve silinmeyecek şekilde düzenli olarak tutulur.
Kayıtlar, KYS dokümanlarında tanımlanan sorumluları tarafından, yine dokümanlarda işaret edilen formatlarda tutulur. Kayıtlar, ilgilisi tarafından doküman üzerine el yazısı ile tutulabileceği gibi bilgisayar, kaset, disk, disket, CD gibi manyetik ortamda da tutulabilir.
Yedekleme işlemi; işletim sisteminin manyetik ortamında ileride meydana gelebilecek bilgi kayıplarına karşı önlem olması amacıyla yapılan bir işlemdir. Bilgisayar ortamında saklanan veriler silinme riskine karşı ayda bir kez ilgili bölüm sorumluları tarafından yedeklenir.
Kayıtların, düzenleyen tarafından imza veya parafe edilmesi esastır. Kayıtların üzerinde değişiklik ve düzeltme ancak düzenleyen tarafından tarih ve paraf atmak suretiyle yapılabilir. Manyetik ortamda tutulan kayıtların güvenilirliğinden onu düzenleyen kişi sorumludur.
Kayıtlar, proseslerin uygulandığına, kalitenin sağlandığına, izlendiğine, ölçüldüğüne delil teşkil eder.
Kayıtların tutulmasından, prosedür ve proseslerde sorumlu olarak tanımlanan kişi veya gruplar, kayıtların muhafazası, erişim taleplerinin karşılanması ve çoğaltılması Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik esaslarına göre yürütülür.

6.3. Kayıtların Saklanma Süreleri ve Muhafazası
Kayıtlar, Ordu Tarım İl Müdürlüğü Kalite Konseyi dahil bütün birimlerde, ısı, ışık, nem gibi çevre koşullarından etkilenmemesi için uygun ortamlarda (su borularının geçmemesi, yangın söndürücü bulunması) saklanır. Erişilebilirlik ve izlenebilirlikte kolaylık sağlaması açısından kayıtlar dosyalarda muhafaza edilir.
Kendi prosesleriyle sınırlı kalmak kaydı ile hizmete ait kayıtlar, OTİM Kalite Konseyi dahil bütün birimlerde (kendi Şube Arşivlerinde yoksa kitaplık ya odalarındaki dolaplarda) hizmeti gerçekleştiren personel tarafından saklanır.
Şube Müdürlüklerinde muhafaza edilen dosyalar (bilgi, belge ve diğer kayıtlar) sorumluluğu İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğünde bulunan genel arşive Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik esasları dahilinde gönderilir.
Genel Arşivde; Kalite kayıtlarının ve hizmet gerçekleştirme faaliyetleriyle ilgili kayıtların, Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’ de belirlenen esaslara uygun olarak saklanmasından, gizliliği ve gerektiğinde yararlanılmak için ulaşılabilirliğinin sağlanmasından ve korunması ile ilgili her türlü önlemin alınmasından İdari ve Mali İşler Şube Müdürü ile İl Müdür Yardımcısı sorumludur.
Tamamlanan proseslerle ilgili kayıtlar Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik de belirtilen süreler kadar; Yönetmelikte belirtilmeyen kayıtlar ise 5 yıl süre ile saklanır. KK ve birimlerce hazırlanan Kalite El Kitabı, Organizasyon El Kitabı, prosedür, proses, işlem prosedürü, talimat ve formların asıllarının geçersiz nüshaları sürekli, diğer kayıtlar 5 yıl süreyle saklanır. Eğitim kayıtlarından eğitim katılım sertifikası ve personel eğitim kayıt formu kişi emekli oluncaya kadar özlük dosyasında saklanır.
Birimlerde ve genel arşivde ilgili kalite kayıtlarının varlığı İç Tetkik Prosedürüne göre yürütülen tetkiklerde kontrol edilir.

6.4. Kayıtlara Erişim ve Çoğaltma:
Saklama süreleri boyunca kalite kayıtlarına herkes tarafından arşiv sorumlusunun nezaretinde erişim serbesttir. Yasal mevzuatın gizli tutulmasını öngördüğü kayıtlar hariç olmak üzere gizliliği ileri sürülerek kayıtlara erişim engellenemez. Kayıtların bulundukları dosyadan veya manyetik ortamdan çıkarılmaması esastır. Ancak, ölçme, analiz, değerlendirme, denetleme ve raporlama amacıyla arşivden sorumlu personelin gözetiminde çoğaltılabilir. Erişim ve çoğaltma esnasında kayıt üzerinde tahrifat yapılamaz.

6.5. Kayıtların Elden Çıkarılması
Müdürlüğümüzün yürütmekte olduğu hizmetler neticesi oluşan tüm kalite kayıtlar; Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca elden çıkarılır veya imha edilir.

 

[Xzenon]

YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ PROSEDÜRÜ

1- AMAÇ
Bu prosedürün amacı, Kalite Yönetim Sisteminin gözden geçirilmesi, etkin ve sürekli olarak devam ettirilmesi ve bu sistemin kalite politikası ve hedeflerine uygun olarak varlığını sürdürebilmesi için kalite sisteminin periyodik olarak incelenmesi ve değerlendirilmesidir

2- UYGULAMA ALANI
Üst Yönetim, Kalite Yönetim Sistemi kapsamında bulunan ve kaliteyi doğrudan etkileyen tüm birimler, faaliyetler ve öneriler kapsam dahilindedir.

3- TANIMLAR VE KISALTMALAR
Birimler : Şube Müdürlükleri
Üst Yönetim : İl Müdürü ve İl Müdür Yardımcısı
Birim Yöneticisi : Şube Müdürü
KYS : Kalite Yönetim Sistemi
YGG : Yönetimin Gözden Geçirmesi

4- İLGİLİ DOKÜMANLAR
4.1. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (KP:02)
4.2. Düzeltici Faaliyet Prosedürü (KP:05)
4.3. Önleyici Faaliyet Prosedürü (KP:06)
4.4. İç Tetkik Prosedürü (KP:07)
4.5. Ölçme, Analiz ve İyileştirme Prosedürü (KP:10)

5- SORUMLULAR
Üst Yönetim, Birim Yöneticileri ve Kalite Yönetim Temsilcisi bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

6- UYGULAMA
6.1. Toplantıya Hazırlık
Yönetimin gözden geçirme toplantısı, yılda en az iki kez birim yöneticileri ve Yönetim Temsilcisinin de katılımıyla, Üst Yönetim tarafından yapılır. Gerek görüldüğünde bu toplantı İl Müdürü’nün talebi veya Yönetim Temsilcisi’nin talebi İl Müdürü’nün onayı doğrultusunda belirlenen periyodun dışında da yapılabilir. Toplantıya; İl Müdürü veya İl Müdür Yardımcısı, Yönetim Temsilcisi, Birim Yöneticileri, kalite konseyi üyeleri ve gerek duyulan diğer personel (Birim Kalite Konseylerinden) katılır. Bu gözden geçirme faaliyetinin amacı Kalite Yönetim Sisteminin işlerliğini, geçmiş yıllardaki performansa göre değerlendirip, gelecek yıllar için hedef belirlemektir. Üst Yönetim, gözden geçirme faaliyetleri sonrasında gelecek yılın hedeflerini planlar ve belirler. Bu hedefler sistemin geliştirilmesi ve uygulanması için alınacak önlemleri ve ulaşılacak sonuçları kapsar.
Toplantı, toplantıdan önce Yönetim Temsilcisi tarafından İl Müdürü’nün onayıyla katılımcılara Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Gündemi ile duyurulur.
Gözden geçirme toplantısında KYS’nin etkinliği, yürürlükteki politika ve hedeflere uygunluğu göz önüne alınır. Toplantı gündemini; yönetimin gerekli gördüğü diğer konuların yanı sıra;
- Bir önceki toplantı kararlarının değerlendirilmesi,
- Hizmetin yürütülmesine ilişkin dilek ve öneriler, anket çalışmaları,
- İç ve dış tetkiklerin sonuçları,
- Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler,
- Eğitim faaliyetleri,
- İyileştirme önerileri,
- Kalite Yönetim Sistemini etkileyebilecek değişiklikler,
- Kalite Politikası ve kalite hedefleri, Kalite Yatırımları,
oluşturur.
Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantısı öncesinde tüm birim yöneticileri ve Yönetim Temsilcisi, toplantıda görüşülecek konular için gerekli hazırlıkları yaparlar.
Yönetim Temsilcisi; birimlerden gelen performans raporlarını göz önünde bulundurarak uygunsuzluk kayıt formları, düzeltici ve önleyici faaliyetler ile ilgili kayıtlar, öneriler vb. esas alınarak yönetimin gözden geçirme toplantısına sunulmak üzere Kalite Yönetim Sistemi Genel Performans Raporunu hazırlar. Performans raporu, toplantıdan önce toplantıya katılacaklara dağıtılır.
Hazırlanacak rapor, genel olarak sistemin işleyişini, aksaklıklarını ve iyileştirme için ihtiyaçlarını içerir.

6.2. Toplantı ve Toplantı Sonrası Yapılacak İşlemler
Toplantı sırasında alınan tüm kararlar Kalite Konseyi üyelerinden görevlendirilen üye tarafından yönetimin gözden geçirmesi toplantı tutanağına kaydedilir, toplantıya katılanlar tarafından her sayfası imzalanır. İmzalanan toplantı tutanakları birimlere gönderilir. Tutanakta; karar verilen faaliyetlerin yürütülmesinden sorumlu birimler ve faaliyetlerin yaklaşık tamamlanma süreleriyle ilgili bilgiler de bulunur
Toplantıda KYS’nin ve bu sisteme ait proseslerin etkinliğinin iyileştirilmesi, müşteri şartları ile ilgili hizmetin iyileştirilmesi ve kaynak ihtiyaçlarına ilişkin kararlar alınır. Yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında alınan kararların uygulanmasından birim yöneticileri, izlenmesinden Kalite Yönetim Temsilcisi sorumludur.
Yönetimin gözden geçirme toplantısında sadece uygunsuzluklar değil; aynı zamanda geliştirilmesi ve iyileştirilmesi mümkün olan konular da görüşülerek kararlaştırılır.
Toplantıda karar verilen hususların öngörülen tarihte tamamlanıp tamamlanmadığını Yönetim Temsilcisi kontrol eder.
Yönetimin gözden geçirmesi faaliyetlerinin kayıtları Kalite Konseyi tarafından saklanır. Alınan kararlar düzeltici önleyici faaliyetlere de veri teşkil eder.

7- KAYITLAR
7.1.Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Gündemi Formu (F: 10)
7.2.Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Tutanağı Formu (F:11)
7.3. Performans Raporu Formu (F:12)
7.4. Yönetimin Gözden Geçirmesi Kararları Takip Çizelgesi (F:13)



DÜZELTİCİ FAALİYET PROSEDÜRÜ

1- AMAÇ
Bu prosedür; kalite yönetim sisteminde, mevcut uygunsuzlukların sebeplerini bulmak, sebeplerinin ortadan kaldırılması, tekrarını önlemek amacıyla düzeltici faaliyetlerin planlanması, uygulanması, sonuçların izlenerek kaydedilmesi ile ilgili yetki, sorumluluk ve yöntemleri açıklar.

2- UYGULAMA ALANI
Bu prosedür, İl Müdürlüğümüzde kalite yönetim sitemini uygulayan tüm birimleri ve tüm düzeltici faaliyetleri kapsar.

3- TANIMLAR VE KISALTMALAR
Uygunsuzluk : Belirlenmiş şartlara uymama,
Düzeltme : Saptanan bir uygunsuzluğu gidermek için yapılan faaliyettir.
Düzeltici Faaliyet : Oluşan bir uygunsuzluğun tekrarlanmamasını sağlamak için gerçekleştirilen faaliyetlerdir. Örneğin; prosedür/proses revizyon ihtiyacı, yeni prosedür/proses ihtiyacı, prosedüre aykırı bir durumun hemen giderilmesi, Bakanlıktan görüş alınması vb. gibi
DF : Düzeltici Faaliyeti, ifade eder.

4- İLGİLİ DOKÜMANALAR
4.1. Dokümanların Kontrolü Prosedürü (KP:01)
4.2. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (KP:02)
4.3. İç Tetkik Prosedürü (KP:07)
4.4. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü (KP:04)
4.5. Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (KP:03)

5- SORUMLULAR
Üst Yönetim, Kalite Yönetim Temsilcisi ve ilgili birimler bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

6- UYGULAMA
6.1. KYS’nin belirlenen şartlara ve Ordu Tarım İl Müdürlüğünün kalite politikası ve hedeflerine uygunluğunda, etkinliğinde ve yasal düzenlemeler gibi harici koşullara uyumluluğunda ortaya çıkan uygunsuzlukların ve çıkması olası uygunsuzlukların nedenlerini ortadan kaldırmak, genel olarak sistemi sürekli iyileştirmek için düzeltici faaliyetler planlanır ve uygulanır.

6.2. DÜZELTİCİ FAALİYETLER;
Ordu Tarım İl Müdürlüğünde tespit edilen uygunsuzlukları ortadan kaldırmak, analiz etmek ve tekrarını önlemek için gerekli olan Düzeltici Faaliyetlere ilişkin girdiler aşağıdaki kaynaklardan sağlanır:
- Müşteri dilek ve önerileri,
- Anketler,
- Kalite iç ve dış tetkikleri,
- Yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında alınan kararlar,
- Çalışanların tespit ettikleri uygunsuzluklar,
- Diğer Kalite Kayıtları.
- Personel Talep ve Önerileri,
- Tarım ve Köyişleri Bakanlığının yeni uygulamaları ve düzenlemeleri,

6.2.1. Ordu Tarım İl Müdürlüğü faaliyetlerinde tespit edilen uygunsuzluklar gözden geçirilerek, uygunsuzlukların nedenleri araştırılır ve tekrarını önlemek için düzeltici faaliyetler, KYS etkinliğinin artırılması amacı ile önerilir.

6.2.2. Ordu Tarım İl Müdürlüğünde, düzeltici faaliyet, öneride bulunan tarafından “Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu” doldurularak, gelen evrak kaydına alındıktan sonra ilgili Şube Müdürüne iletilir. Şube Müdürü tanımlanan uygunsuzlukla ilgili gerekli ayrıntılı incelemeyi yapar, sebeplerini, alınacak önlemleri araştırır, tespitini yapar ve nedenlerini inceler. Değerlendirmede öneriler de dikkate alınarak KYS şartları, yasal şartlarda (mevzuat, görev ve yetki, bütçe imkanları, personel v.b.) göz önünde bulundurulur.

6.2.3. En geç 5 işgünü içinde gerekli düzeltici faaliyetler planı, öngörülen gerçekleşme ve bitiş tarihi, faaliyeti uygulayacak personel belirlenerek Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu'nun ilgili kısmına kaydedilir ve yazılır.

6.2.4. Düzeltici faaliyet başka bir birimin görev alanını da kapsıyorsa, durum bir üst yazı ile ilgili birime bildirilir (formlar gönderilmez). İlgili birimce işlemler bu prosedüre göre yürütülür ve takip edilir. Sonuçta yazının geldiği birime bilgi verilir.
6.2.5. Uygunsuzluğun düzeltilmesinden, uygunsuzluğun tespit edildiği birimin yöneticisi sorumludur. Planlama sırasında karşılaşılacak her hangi bir problem ilgili Şube Müdürü, İl Müdür Yardımcısı veya İl Müdürü tarafından çözüme kavuşturulur.
6.2.6. Büyük yatırım gerektiren düzeltici faaliyetler İl Müdür Yardımcısı / İl Müdürünün onayı ile başlatılır. Bu tür düzeltici faaliyetlerin yürütülmesinden İl Müdür Yardımcısı sorumludur. Büyük yatırım gerektirmeyen ve mevcut olanaklar ile temin edilebilecek düzeltici faaliyetler ilgili Şube Müdürünün onayı ile başlar ve yürütülmesinden ilgili Şube Müdürü sorumludur.
6.2.7. Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı sonucu alınan kararlar gereğince başlatılacak düzeltici faaliyetler Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak başlatılır ve takip edilir
6.2.8. Tamamlanan düzeltici faaliyetler, Kalite Yönetim Temsilcisi veya Kalite Konseyinden iki üye, ilgili Şube Müdürü ve düzeltici faaliyet sorumlusu/sorumluları tarafından, yerinde yapılan inceleme ile doğrulanır. Bu doğrulama Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu’nun ilgili bölümünde işaretlenip, kapatma ile ilgili açıklamalar yapılarak düzeltici faaliyet kapatılır.
Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formunda belirtilen tüm hususlar yerine getirilip gerekli onaylar alınmadıkça uygunsuzluk giderilmiş sayılmaz.

6.2.9. Üst Yönetim ve Kalite Yönetim Temsilcisi kalite yönetim sistemini etkileyen her türlü durumda düzeltici faaliyet isteğinde bulunabilir.

6.2.10. Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından, düzeltici faaliyet talepleri Düzeltici/Önleyici Faaliyet Takip Çizelgesine kayıt edilerek takip edilir. Uygunsuzluğun giderilmesini takiben doğrulanır. Düzeltici faaliyetler ile ilgili değerlendirmelerini ve sonuçlarını yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında sunar.

6.2.11. Tüm birimler düzeltici faaliyetlere ilişkin çalışmalarını 3 aylık olarak düzenlenen Düzeltici/Önleyici Faaliyet Raporu ile KK’ye bildirirler.

6.2.12. Tüm şube müdürleri ve çalışanlar düzeltici faaliyet isteğinde bulunabilirler ve bununla ilgili işlemler de bu prosedüre göre yapılır.

6.2.13. İç ve dış tetkiklerde saptanan uygunsuzluklar İç Tetkik Prosedürü’ne göre yürütülür. İç ve dış tetkiklere istinaden başlatılan düzeltici faaliyetlerin sorumluluğu ilgili şube müdüründe, izlenmesi ise Kalite Yönetim Temsilcisindedir.

6.2.14. Düzeltici faaliyetle ilgili kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre ilgili Birim Kalite Konseyi/Kalite Konseyi dosyasında muhafaza edilir.

6.2.15. Düzeltici Faaliyet neticesinde ortaya çıkan doküman değişiklikleri, Dokümanların Kontrolü Prosedürüne göre gerçekleştirilir.

7. KAYITLAR
7.1. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu (F:16)
7.2. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Takip Çizelgesi (F:17)
7.3. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Raporu (F:18)

 

[Xzenon]

ÖNLEYİCİ FAALİYET PROSEDÜRÜ

1- AMAÇ
Bu prosedür; kalite yönetim sisteminde, muhtemel uygunsuzlukların sebeplerinin ortadan kaldırılması amacıyla önleyici faaliyetlerin planlanması, uygulanması, sonuçların izlenerek kaydedilmesi ile ilgili yetki, sorumluluk ve yöntemleri belirlemektir.

2- UYGULAMA ALANI
Bu prosedür, İl Müdürlüğümüzde kalite yönetim sistemini uygulayan tüm birimleri ve tüm önleyici faaliyetleri kapsar.

3- TANIMLAR VE KISALTMALAR
Uygunsuzluk : Belirlenmiş şartlara uymama,
Önleyici Faaliyet : Uygunsuzluk oluşmadan önce, muhtemel uygunsuzlukların ortaya çıkmasını önlemek için gerçekleştirilen faaliyetlerdir. Örneğin; eğitim, eksik dokümantasyonun tamamlanması, revizyon, iş akışının değişmesi, v.b. gibi.
ÖF : Önleyici Faaliyeti,
KK : Kalite Konseyi ifade eder.

4- İLGİLİ DOKÜMANLAR
4.1. Dokümanların Kontrolü Prosedürü (KP:01)
4.2. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (KP:02)
4.3. İç Tetkik Prosedürü (KP:07)
4.4. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü (KP:04)
4.5. Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (KP:03)

5- SORUMLULAR
Üst Yönetim, Kalite Yönetim Temsilcisi ve ilgili birimler bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

6- UYGULAMA
6.1. Genel
Uygunsuzluk oluşmadan önce muhtemel uygunsuzlukların ortaya çıkmasını önlemek amacıyla, potansiyel uygunsuzluğun sebebini veya diğer istenmeyen durumların giderilmesine yönelik, ilgili birim tarafından oluşturulan program dahilinde planlı bir önleyici faaliyet hazırlanır ve uygulanır.

6.2. Önleyici Faaliyetler
Bir uygunsuzluğa ilişkin önleyici faaliyet gerektiğine yönelik talepler veya tespitler aşağıda belirtilen bilgi kaynakları vasıtasıyla elde edilebilir.
-Prosedürlerle ilgili bilgi kaynakları,
-Müşteri şikayetleri ile ilgili bilgi kaynakları,
-Kalite iç ve dış tetkik bilgileri,
-Yönetimin gözden geçirmesi toplantıları,
-Kalite kayıtları bilgileri,
-Anketler,
-Çalışanların önerileri,

6.2.1. Önleyici faaliyetler Ordu Tarım İl Müdürlüğü çalışanları tarafından potansiyel uygunsuzlukların ve bunların nedenlerinin oluşmaması için, KYS ve Ordu Tarım İl Müdürlüğü faaliyetlerinin etkinliğinin artırılması için önerilir.

6.2.2. Ordu Tarım İl Müdürlüğünde, önleyici faaliyet, öneride bulunan tarafından “Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu” doldurularak, gelen evrak kaydına alındıktan sonra ilgili Şube Müdürüne iletilir. Şube Müdürü tanımlanan uygunsuzlukla ilgili gerekli ayrıntılı incelemeyi yapar, sebeplerini, alınacak önlemleri araştırır, tespitini yapar ve nedenleri incelenir. Değerlendirmede öneriler de dikkate alınarak KYS şartları, yasal şartlarda (mevzuat, görev ve yetki, bütçe imkanları, personel v.b.) göz önünde bulundurulur.

6.2.3. En geç 5 işgünü içinde gerekli önleyici faaliyetler planı, öngörülen gerçekleşme ve bitiş tarihi faaliyeti uygulayacak personel belirlenerek Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu'nun ilgili kısmına kaydedilir ve yazılır.

6.2.4. Önleyici faaliyet başka bir birimin görev alanını da kapsıyorsa, durum bir üst yazı ile ilgili birime bildirilir (formlar gönderilmez), İlgili birimce işlemler bu prosedüre göre yürütülür ve takip edilir. Sonuçta yazının geldiği birime bilgi verilir.
6.2.5. Önleyici faaliyetlerin planlama sırasında karşılaşılacak her hangi bir problem ilgili Şube Müdürü, İl Müdür Yardımcısı veya İl Müdürü tarafından çözüme kavuşturulur.
6.2.6. Büyük yatırım gerektiren önleyici faaliyetler İl Müdür Yardımcısı / İl Müdürünün onayı ile başlatılır. Bu tür önleyici faaliyetlerin yürütülmesinden İl Müdür Yardımcısı sorumludur. Büyük yatırım gerektirmeyen ve mevcut olanaklar ile temin edilebilecek önleyici faaliyetler İlgili Şube Müdürünün onayı ile başlar ve yürütülmesinden ilgili Şube Müdürü sorumludur.
6.2.7. Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısı sonucu alınan kararlar gereğince başlatılacak önleyici faaliyetler Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından onaylanarak başlatılır ve takip edilir
6.2.8. Tamamlanan önleyici faaliyetler, Kalite Yönetim Temsilcisi veya Kalite Konseyinden iki üye, ilgili Şube Müdürü ve önleyici faaliyet sorumlusu/sorumluları tarafından, yerinde yapılan inceleme ile doğrulanır. Bu doğrulama Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu’nun ilgili bölümünde işaretlenir. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formundaki doğrulama ile ilgili kısım işaretlenip, kapatma ile ilgili açıklamalar yapılarak önleyici faaliyet kapatılır.
Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formunda belirtilen tüm hususlar yerine getirilip gerekli onaylar alınmadıkça uygunsuzluk giderilmiş sayılmaz.

6.2.9. Üst Yönetim ve Kalite Yönetim Temsilcisi kalite yönetim sistemini etkileyen her türlü durumda önleyici faaliyet isteğinde bulunabilir.

6.2.10. Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından, önleyici faaliyet talepleri Düzeltici/Önleyici Faaliyet Takip Çizelgesine kayıt edilerek takip edilir. Uygunsuzluğun giderilmesini takiben doğrulanır. Önleyici faaliyetler ile ilgili değerlendirmelerini ve sonuçlarını yönetimin gözden geçirmesi toplantılarında sunar.

6.2.11. Tüm birimler önleyici faaliyetlere ilişkin çalışmalarını 3 aylık olarak düzenlenen Düzeltici/Önleyici Faaliyet Raporu ile KK’ye bildirirler.

6.2.12. İç ve dış tetkiklerde saptanan uygunsuzluklar İç Tetkik Prosedürü’ne göre yürütülür. İç ve dış tetkiklere istinaden başlatılan önleyici faaliyetlerin sorumluluğu ilgili şube müdüründe, izlenmesi ise Kalite Yönetim Temsilcisindedir.

6.2.13. Müdürlüğümüz çalışanlarınca; yürütülen hizmetlere ilişkin geliştirilen öneriler Öneri Formu kullanılarak alınır. Kalite Konseyine yapılan müracaatlar da öneri formları ilgili birime üst yazıyla bildirilir.

6.2.14. Önleyici faaliyetle ilgili kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre ilgili Birim Kalite Konseyi/Kalite Konseyi dosyasında muhafaza edilir.

6.2.15. Önleyici Faaliyet neticesinde ortaya çıkan doküman değişiklikleri, Dokümanların Kontrolü Prosedürüne göre gerçekleştirilir.

7. KAYITLAR

7.1. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu (F:16)
7.2. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Takip Çizelgesi (F:17)
7.3. Düzeltici/Önleyici Faaliyet Raporu (F:18)

 

[Xzenon]

UYGUN OLMAYAN ÜRÜNÜN KONTROLÜ PROSEDÜRÜ

1- AMAÇ
Bu prosedürün amacı; Kalite Yönetim Sisteminde ve İl Müdürlüğü tarafından sunulan hizmetlerde ortaya çıkacak uygunsuzlukların tespiti ve uygun olmayan hizmetin kontrol altında tutulması, değerlendirilmesi ve ortadan kaldırılması için bir yöntem belirlemektir.

2- UYGULAMA ALANI
Bu prosedür, İl Müdürlüğümüzde kalite yönetim sistemini uygulayan tüm birimleri ve uygun olmayan tüm hizmet faaliyetlerini kapsar.

3- TANIMLAR VE KISALTMALAR
3.1. Uygunsuzluk:
3.1.1. Yapılmakta olan işlerin ilgili prosedürlere uygun olmaması,
3.1.2. Gerekli prosedür ve talimatların bulunmaması veya prosedürlerin uygulamaya uygun olmaması,
3.1.3. Hizmet verilen kesim ve İl Müdürlüğü çalışanlarının şikayetleri gibi sunulan hizmetin önceden belirlenen kalite sistemi eleman ve kriterlerinden sapması olarak tanımlanmaktadır.
3.2. Uygun Olmayan Hizmet: Kurumun vermiş olduğu hizmetlerin yasal şartlar ile KYS şartlarına uygun olmamasıdır.
KYT : Kalite Yönetim Temsilcisi
KYS : Kalite Yönetim Sistemi

4- İLGİLİ DOKÜMANLAR
4.1. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (KP:02)
4.2. Düzeltici Faaliyet Prosedürü (KP:05)
4.3. Önleyici Faaliyet Prosedürü (KP:06)
4.4. Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
4.5. Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Evrak Yönetmeliği

5- SORUMLULAR
Üst Yönetim, Kalite Yönetim Temsilcisi ve ilgili birimler bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

6- UYGULAMA
Ordu Tarım İl Müdürlüğünce sunulan hizmetler birimlerin ilgili servislerinde görevlendirilen personel tarafından ilgili Yasala Mevzuat ve KYS dokümanlarına uygun olarak yapılır.
Resmi yazışmalar “Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” doğrultusunda yapılmaktadır. Gelen ve giden evrak kayıt, posta ve zimmet işlemleri “Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Evrak Yönetmeliği”ne göre yürütülmektedir.
Uygunsuzluğun tespit edildiği durumlarda, hizmete ilişkin dokümanlarda yer alan yetkili kişilerce uygunsuzluklar giderilir.
Herhangi bir nedenle beklemeye alınan evrak, işleme yanlışlıkla girmesinin önlenmesi için tüm personelin masasında bulunan, “Bekleyen Evrak” sepeti veya dosyasında tutulur. Bekleyen evrak üzerine de bir not iliştirilerek, bekleme nedeni yazılır.

6.1. Hizmetlerimizin sunumu sırasında gerçekleştirilen tüm faaliyetler; Yasal Mevzuat, Kalite Prosedürleri, hizmet gerçekleştirme proseslerinde ve talimatlarında belirtilen özelliklere uygunluğu açısından, bu proseslerde/prosedürlerde belirtilen yetkililer tarafından kontrol edilir. Yapılan kontrol sonucunda herhangi bir uygunsuzluk tespit edilmezse, imza veya paraf ile bir sonraki adıma iletilir. Yetkili kişi tarafından evrak üzerine atılan imza veya paraf, gelinen adıma kadar ki tüm işlemlerin uygun kabul edildiğinin göstergesidir.

6.2. Yapılan kontrol sonucunda uygunsuzluğun tespiti halinde; uygunsuzluk sadece yazım, imla, ifade bozuklukları gibi biçimsel hatalarsa, kontrol eden ( görevli personel, Şube Müdürü, İl Müdür Yardımcısı, İl Müdürü) tarafından bu biçimsel hatalar yazı üzerine not edilerek veya üzerine açıklama yapılarak ilgili adıma geri iletilir. Düzeltme işlemini müteakip, hatalı evrak imha edilir, yeniden düzenlenen evrak işleme konulur. Bunlarla ilgili kayıt tutulmaz.

6.3. Eğer uygunsuzluk Yasal Mevzuat, Kalite El Kitabı, Organizasyon El Kitabı, Kalite Prosedürleri, hizmet gerçekleştirme proseslerinde, işlem prosedürlerinde, talimatlarında belirtilen koşulların yerine getirilmemiş olması ise, saptamayı yapan personel tarafından Uygunsuzluk Tespit Formu doldurularak, evrak imha edilmek veya yeniden işlem tesis edilmek üzere uygunsuzluğun olduğu /oluştuğu adıma iletilerek düzeltilmesi sağlanır. Yeniden düzenlenen evrak, doğrulaması yapılarak işleme konulur.

6.4. Uygunsuzluklar konusunda anlaşmazlık olduğunda yapılacak işlem ilgili Şube Müdürü ile İl Müdürü tarafından belirlenir.

6.5. Uygunsuzluğu tespit eden personel, Uygunsuzluk Tespit Formunu iki nüsha halinde düzenleyerek, iki nüshayı da ilgili Şube Müdürüne teslim eder. Kalite Konseyinin faaliyetleri ile ilgili uygunsuzluklarda ise, Uygunsuzluk Tespit Formlarını Kalite Yönetim Temsilcisine teslim eder.

6.6. Uygunsuzluk Tespit formunu alan Şube Müdürü, kendi şubesindeki Birim Kalite Konseyi üyelerinden birini uygunsuzluktan sorumlu olan kişiyi uygunsuzluğu giderip gidermediğini kontrol etmesi için görevlendirir ve Uygunsuzluk Tespit Formlarından birini bu kişiye verir. Kalite Konseyinin faaliyetleri ile ilgili uygunsuzluklarda, Kalite Yönetim Temsilcisi, uygunsuzluğun takibi için Kalite Konseyi üyelerinden birini görevlendirir. Uygunsuzluğun ortadan kaldırılmasından, tamamlanmasından ilgili Şube Müdürü sorumludur. Yine Kalite Konseyi faaliyetleri ile ilgili uygunsuzluklarda Kalite yönetim temsilcisi sorumludur.

6.7. Uygunsuzluğun takibinden sorumlu personel tespit formlarının iki nüshasını da kapatır.

6.8. Şube Müdürünün uygunsuzluğu takip etmesi için görevlendirdiği personel uygunsuzlukları uygunsuzluk takip çizelgesine işler ve 3 aylık dönemler sonunda Kalite Konseyi üst yazı ile beraber uygunsuzluk tespit formlarının asıl nüshalarından birini ve uygunsuzluk takip çizelgesinin fotokopisini gönderir.

6.9. Uygunsuzluk takip çizelgeleri ile birimlerin gönderdikleri uygunsuzluklar, Kalite Konseyince de Uygunsuzluk Takip Çizelgesine yazılarak takip edilir. Kalite Konseyi de kendi faaliyetleri ile ilgili uygunsuzlukları Uygunsuzluk Takip Çizelgesine işler.

6.10. Kalite Yönetim Temsilcisi, Kalite Konseyince hazırlanan Uygunsuzluk Takip Çizelgelerini inceler ve gerekli gördüğü hususlarda Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formunu doldurarak düzeltici ve/veya önleyici faaliyetleri başlatır.

6.11. İl Müdür Yardımcısı evrakların genel biçimsel hatalarını, eklerini ve ilgi yazılarını kontrol eder. Günlü, acele ve çok gizli yazıların ilgili birim ve kişilere ulaştırılması için gerekli tedbirleri alır.

6.12. Genel Evrak Servisi ve Şubelerdeki Evrak servisleri, gelen ve giden evrakların kayıt işlemlerinin ve ilgili personele dağıtımının yapılmasından, giden evrakların varsa eklerinin eksiksiz gönderilmesinden ve gerekli kayıtların tutulmasından sorumludur.

6.13. Yapılan tüm bu işlemlere ilişkin kayıtlar, Kayıtların Kontrolü Prosedürüne göre Kalite Konseyi tarafından muhafaza edilir.

7. KAYITLAR

7.1. Uygunsuzluk Tespit Formu (F:14)
7.2. Uygunsuzluk Takip Çizelgesi (F:15)

 

[Xzenon]

İÇ TETKİK PROSEDÜRÜ

1- AMAÇ
Bu prosedür; Kuruluş İçi Kalite Yönetim Sisteminin; planlanmış düzenlemelere, standardın şartlarına uygunluğunu, oluşturulan Kalite Yönetim Sisteminin uygulanıp uygulanmadığını ve sürdürülüp sürdürülmediğini tarafsız olarak belirlemek amacıyla; İç tetkikçilerin görevlendirilmesini, tetkiklerin planlanmasını, hazırlık, uygulama ve tetkiklerin raporlanmasını, tetkik sonrasında alınacak Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerde izlenecek yöntemleri tanımlar.

2- UYGULAMA ALANI
Bu prosedürün uygulamaları Kalite Yönetim Sisteminin uygulandığı tüm birimleri kapsar.

3- TANIMLAR VE KISALTMALAR
İç Tetkik : Ordu Tarım İl Müdürlüğü Kalite Yönetim Sistemi’nin TS EN ISO 9001:2000 Standardı şartlarına uygun olarak kurulup kurulmadığının, yürütülüp yürütülmediğinin, sürekli iyileştirilip iyileştirilmediğinin incelenmesidir.
İç Tetkikçi: Kendi işlerini denetleyemeyecek, ancak, tetkik yapacağı prosese/alana ait bilgi sahibi olan ve gerekli eğitimleri almış olan iç tetkik ekibinin her bir üyesidir.
KYS : Kalite Yönetim Sistemi
KK : Kalite Konseyi
BKK : Birim Kalite Konseyi
Birim : Şube Müdürlükleri
Birim Yöneticisi : Şube Müdürü

4- İLGİLİ DOKÜMANLAR
4.1. Dokümanların Kontrolü Prosedürü (KP:01)
4.2. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (KP:02)
4.3. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü (KP:04)
4.4. Düzeltici Faaliyet Prosedürü (KP:05 )
4.5. Önleyici Faaliyet Prosedürü (KP:06)

5- SORUMLULAR
İl Müdürü, İl Müdür Yardımcısı, Şube Müdürleri, Kalite Yönetim Temsilcisi, Tüm Birimler ve İç Tetkikçiler bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.
6- UYGULAMA
6.1. İç Tetkik Ekibinin Oluşturulması ve Hazırlık
6.1.1. KYS iç tetkikçilerinin, TS EN ISO 9001:2000 KYS temel ve iç tetkik eğitimi almış olması gerekir. KYS İç Tetkikçi Havuzunda tüm birim temsilcilerinin bulunmasına imkanlar dahilinde dikkat edilir. Değişen ya da ayrılan KYS iç tetkikçilerinin yerine yenileri aynı kriterlerle alınır.
6.1.2. İç tetkik ekibinin üyeleri, Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından belirlenerek İl Müdürü tarafından onaylanır. İç tetkik ekibi en az iki kişiden oluşur. Ekipdeki KYS iç tetkikçilerinden biri ekip lideri olarak görevlendirilir.
6.1.3. Kalite Yönetim Temsilcisi; iç tetkikçilerin, tetkiklerin gerçekleştirilmesi ile ilgili prosedürler konusunda bilgilenmelerini sağlar. İç tetkik ekibi ile toplantılar düzenler, gerekli gördüğünde denetim tekniklerinin değerlendirilmesi ve geliştirilmesi için danışmanlık yapar.
6.1.4. Yeterli görülmeyenler, yeniden iç tetkikçi eğitimine alınır ve ikinci bir değerlendirmede de yeterli bulunmazlarsa, KK’nin önerisi ve Kalite Yönetim Temsilcisinin uygun görüşüyle, İl Müdürünün onayı ile tetkikçi listesinden çıkarılabilirler.

6.2 İç Tetkiklerin Planlanması
6.2.1. Kalite Yönetim Temsilcisi, İl Müdürü tarafından onaylanmak üzere, Yıllık İç Tetkik Planı Formunu hazırlar. Hangi birimlerin ne zaman denetleneceği, birimin iş yoğunluğu ve iş önemi göz önüne alınarak, İl Müdürü, İl Müdür Yardımcısı, Kalite Yönetim Temsilcisi ve ilgili Birim Yöneticileri ile kararlaştırılır. Yıllık İç Tetkik Planında daha önceden onayı alınmış, her bir tetkiki gerçekleştirecek Ekip Lideri ve tetkikçiler de belirtilir.
6.2.2. Yılda en az bir kez iç tetkik yapılır. KYS iç tetkikçileri kendi yürüttükleri prosesleri kendi birimlerinde tetkik edemezler.
6.2.3. Kalite Yönetim Temsilcisi, KYS İç Tetkik Planı dışında da prosesin önemi veya önceki tetkik sonuçlarını göz önünde bulundurarak tetkik yaptırabilir. Birimler, plan dışında da ayrıca tetkik talebinde bulunulabilir.

6.3. Yıllık İç Tetkik Planının Birimlere Duyurulması

6.3.1. Yıllık İç Tetkik Planı; İl Müdürü tarafından onaylandıktan sonra çoğaltılarak Kontrollü Kopya kaşesi vurularak en geç 15 Ocak’a kadar ilgili birimlere ve tetkikçilere yazılı olarak bildirilir.
6.3.2. Yıllık İç Tetkik Planı birimlere intikal ettikten sonra 20 (yirmi) gün içerisinde birimler değişiklik önerisinde bulunabilirler. Kalite Yönetim Temsilcisi değişiklik önerisini bir hafta içerisinde karara bağlar.
6.3.3. Tetkik tarihlerinde ya da tetkikçilerde bir değişiklik yapılır ise bu durum KK’ce bir hafta içinde ilgili birimlere yazılı olarak bildirilir.

6.4. İç Tetkike Hazırlık
6.4.1. Yıllık planda belirtilen Ekip Lideri, denetlenecek ilgili birim yöneticileri ile kesin tetkik tarihini belirleyerek Kalite Yönetim Temsilcisini bilgilendirir.
6.4.2. Tetkik öncesinde Kalite Yönetim Temsilcisi Ekip Liderine; İlgili birimin bir önceki tetkike ait tetkik raporlarını, tetkik edilecek birimle ilgili gerekli bilgi ve belgeleri verir.
6.5. İç Tetkik Ekip Liderince Yapılacak İşler
6.5.1. Ekip Lideri, tetkik edilecek birim yöneticisi ile görüşerek;
- Tetkik zaman tablosunu içeren İç Tetkik Detay Planı Formunun hazırlanması,
- Tetkik yapılacak birim ile ilgili gerekli bilgilerin elde edilmesi,
- Tetkik yapılacak ilgili birim tarafından hazırlanan dokümanların, uygunluğunun ve yeterliliğinin incelenmesi amacıyla alınması,
- Değerlendirilecek faaliyetlerin belirlenmesi çalışmalarını gerçekleştirir.
6.5.2. İç Tetkik Ekip Lideri tarafından hazırlanan İç Tetkik Detay Planı, tetkik tarihinden en az bir hafta önce birimde olacak şekilde çalıştığı birimin üst yazısı ekinde ve ekip lideri tarafından imzalanarak ilgili birime gönderilir.
6.5.3. Tetkikçilerce, tetkik sırasında KK tarafından hazırlanan İç Tetkik Soru Listesi Formunun dışında da verilen hizmetle ilgili işlemleri kapsayan Proses, İşlem Prosedürü ve Kalite El Kitabı uygulanmasına ilişkin sorular da sorulur.

6.6. İç Tetkikin Gerçekleşmesi

6.6.1. Tetkik, standarda uygun olarak, KEK, Organizasyon El Kitabı, Kalite Prosedürleri, Prosesler, İşlem Prosedürleri ve Talimatları çerçevesinde gerçekleştirilir. İç Tetkikler, gerekli eğitimi almış ve denetlenen birimde görev yapmayan iç tetkikçiler tarafından, önceden hazırlanmış soru listesi aracılığı ile yapılır.
6.6.2. Tetkik öncesi; tetkik yapılacak birim sorumlularının katılımıyla kısa bir açılış toplantısı düzenlenir. Toplantıda, geliş nedeni açıklanarak KEK’ de belirtilen tetkik hedefleri ve prensipleri özetlenir ve denetlenen bölüme detay plan ve denetimde uygulanacak yöntemler aktarılır. Denetlenen birim sorumluları, tetkik ekibine birimi ile ilgili bilgiler verir.
6.6.3. Açılış ve kapanış toplantılarında Toplantı Katılım Formu düzenlenerek, imzalanır. Tetkik sırasında birim kalite konseylerinden bir temsilci, tetkikçilere refakat eder.

6.6.4. İç tetkikçilerce tespit edilen uygunsuzlukların her biri için ayrı ayrı, Ekip Lideri tarafından Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu 2 şer nüsha halinde hazırlanır. 2 nüsha da tetkik edilen birime bırakılır. Uygunsuzluğun kapattıktan sonra bir nüshası elden Kalite Yönetim Temsilcisine teslim edilir. İlgili birim yöneticisi ile birlikte düzeltici/önleyici faaliyetler tamamlanma tarihleri ile birlikte planlanır, kaydedilir ve ilgili Birim Yöneticisi tarafından onaylanır. Bu işlemler kapanış toplantısı sonrasında da gerçekleştirilebilir. Tespit edilen uygunsuzluklar kapanış toplantısında kalite temsilcisine doğrulatılır. Bu toplantıda, tetkikçiler gözlemlerini, tetkik sonuçlarını anlatırlar. Tetkikçiler ile birimler arasında bir uyuşmazlık çıktığında, durum KK’ye bildirilir ve KK’ce karar verilir.

6.7. İç Tetkik Değerlendirme Raporu Düzenlenmesi, Dağıtımı ve Değerlendirilmesi

6.7.1. KYS Tetkikçileri tarafından tetkikin bitişinde tetkikler sırasında sorulara alınan cevaplar ve gözlem sonuçları yazılı hale getirilerek, İç Tetkik Değerlendirme Raporu aynı gün veya en geç 5 gün içerisinde düzenlenir ve birime iletilir. Doldurulan soru listesi rapora eklenir.
6.7.2. İki nüsha düzenlenen İç Tetkik Değerlendirme Raporlarının bir nüshası tetkik edilen birime bırakılır, diğer nüsha Kalite Yönetim Temsilcisine teslim edilir.
6.7.3. Kalite Yönetim Temsilcisi, tetkik raporlarını inceleyerek Düzeltici/Önleyici Faaliyet Takip Çizelgesine kaydederek uygulanmasını takip eder.
6.7.4. Tüm tetkik sonuçları Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantısında görüşülmek üzere dosyalanır ve prosedüre uygun olarak gündemde yer alır.

6.8. Düzeltici/Önleyici Faaliyetler ve Takip Tetkikleri

6.8.1. İç tetkikte tespit edilen uygunsuzlukların giderilmesi için birim kalite konseylerince ve ilgili Şube Müdürünce belirtilen uygunsuzluklar ve öneriler doğrultusunda derhal düzeltici ve/veya önleyici faaliyetler başlatılır.
6.8.2. Değerlendirme raporunda yer alan ve tetkikçiler ve birimin birlikte karar verecekleri süre içerisinde, sonuçları KK’ye bildirilir.
6.8.3. KK’ce yapılan değerlendirme sonucunda bir eksiklik görülmez ise, uygunsuzluk kapatılmış olur. Eksiklik görülen durumlarda takip tetkiki yapılır.
6.8.4. Uygunsuzluğun giderilmesi için verilen ilk sürenin sonunda uygunsuzluğun giderilmediği tespit edilirse ikinci ve son defa ilave bir süre tanınır. Bu süre sonunda uygunsuzluğun giderilmesi gerekir.
6.8.5. Uygunsuzluğun zamanında giderilmesi ilgili birim yöneticisinin (Şube Müdürünün) sorumluluğundadır.

7. KAYITLAR

7.1. Yıllık İç Tetkik Planı Formu (F:19)
7.2. İç Tetkik Detay Planı Formu (F:20)
7.3. İç Tetkik Değerlendirme Raporu (F:21)
7.4. İç Tetkik Soru Listesi Formu (F:22)

 

[Xzenon]

SATINALMA PROSEDÜRÜ


1. AMAÇ:
Bu prosedürün amacı, Ordu Tarım İl Müdürlüğünün gereksinimi olan her türlü mal ve hizmetlerin alımı için şekil ve şartları belirlemek, uyulması gereken esas ve ilkeleri saptamak ve hizmetin aksamadan yürütülmesini sağlamak üzere bir sistem tanımlamaktır.

2. UYGULAMA ALANI:
Bu prosedür, Tarım İl Müdürlüğü tarafından yapılan alımları kapsar.

3. TANIMLAR VE KISALTMALAR:
Ordu Tarım İl Müdürlüğü: İl Müdürlüğünü kapsar.
Yüklenici (Tedarikçi): Tarım İl Müdürlüğümüze mal ve hizmet temin eden firma, kurum, kuruluş, üniversite ve benzerleri için bu prosedürde yüklenici kelimesi kullanılacaktır.
İhale Komisyonu: Çalışma şekil ve şartları ile kimlerin görev alacağı ve kaç kişiden oluşacağı, “4734 sayılı Kamu İhale Kanunu”, “4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu” ve bunlara dayalı olarak Kamu İhale Kurumunca düzenlenen yönetmelik, tebliğ vb. ile belirlenmiş olan satınalma işlemlerini yürütecek komisyondur.
Muayene ve Kabul Komisyonu: Alımı yapılan malzemenin şartnameye veya ihtiyaca uygunluğunu kontrol ederek geçici veya kesin kabulünü yapan komisyondur. Komisyonun çalışma şekil ve şartları ile kimlerin görev alacağı ve kaç kişiden oluşacağı, “4734 sayılı Kamu İhale Kanunu”, “4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu” ve bunlara dayalı olarak Kamu İhale Kurumunca düzenlenen yönetmelik, tebliğ vb. ile belirlenmiştir.
Şartname: Satın alınacak veya yapılacak her türlü mal, hizmet veya işin genel, özel, teknik ve idari esas usul ve şartlarını belirleyen dokümandır.
Teknik Şartname: İstekte bulunan birim tarafından hazırlanan ve satın alınacak malzemenin teknik özelliklerini içeren dokümandır.
İdari Şartname: İl Müdürlüğümüzce hazırlanan mal ve hizmet alımlarında bedel, teslimat, yaptırımlar vb. idari şartları içeren dokümandır.
DMO : Devlet Malzeme Ofisi’ni ifade eder.

4. İLGİLİ DOKÜMANLAR:
4.1. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu
4.2. 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanunu
4.3. Yasama Organı Tarafından Çıkarılan Bütçe Yasası
4.4. Maliye Bakanlığı Tarafından Yayımlanan Devlet İhale Genelgesi (Bina kiralamalarında)
4.5. Merkezi Yönetim Harcama Belgeleri Yönetmeliği
4.6. Maliye Bakanlığının ilgili birimleri tarafından yayınlanan diğer genelge ve talimatlar
4.7. Kamu İhale Kurumu’nca yayımlanan ihale yönetmelikleri, muayene kabul yönetmelikleri, tebliğ ve mevzuatlar
4.8. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (KP:02)
4.9. Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
4.10. Bakanlık Talimatları

5. SORUMLULAR

İl Müdürü, İl Müdür Yardımcısı, Muhasebe sorumlusu, İhale Komisyon Başkan ve üyeleri, Muayene ve Kabul Komisyonu Başkan ve üyeleri.

6. UYGULAMA:

6.1. Genel
Kurumumuzdaki her türlü mal, malzeme ve hizmet alımları, yetki limitleri dahilinde İl Müdürlüğümüzce yapılır.

Kurumumuz, Yasama Organınca çıkarılan ve Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren Bütçe Yasalarında kendisine ayrılan bütçe olanakları ölçüsünde her türlü mal ve hizmet alımlarını yapmaktadır.

6.2. Kalite Sistemini Etkileyen Satın Alma İşlemlerinin Sınıflandırılması

6.2.1. Birinci Grup Alımlar
Kurum hizmetlerinin zamanında ve aksamadan yürütülebilmesi için yıl içerisinde düzenli olarak yapılması ve temin edilmesi gerekli olan alımlar, birinci grup alımları oluşturmaktadır.

Bu alımlar, elektrik, su, telefon, yakıt, posta hizmetleri, Resmi Gazete ve benzerlerinden oluşmaktadır. Bu hizmetler tekel konumundaki kuruluşlardan fatura karşılığında alınır.

6.2.2. İkinci Grup Alımlar
Bu grupta temizlik hizmeti alımları; araç, alet ve cihaz bakım hizmeti alımları; eğitim hizmeti alımları; bilgisayar, fotokopi makinesi, printer, daktilo, hesap makinesi, scanner, faks cihazı, telefon makineleri, zımba, makas gibi kırtasiye aletleri, cihaz alımları ve bunlara ait yedek parça alımları; her türlü masa, koltuk, sandalye, sehpa, dolap, halı ve benzeri alımlar bulunmaktadır.

Bu gruptaki malzemelerin alımları öncelikle Devlet Malzeme Ofisinden (DMO) yapılır. DMO’de bulunmaması halinde DMO dışından alım yapılır.

6.2.3. Üçüncü Grup Alımlar
Bu grupta fotokopi kağıdı, kalem, toner, daktilo şeritleri, printer kasetler, CD ve flopy disketler, ataç, zımba teli, dosya, klasör, zamk, bant, asetat gibi kırtasiye sarf malzemeleri;

Boya, tiner, fırça, deterjan ve dezenfektanlar ile diğer sarf malzemeleri yer alır.

Bu gruptaki malzemelerin alımları öncelikle DMO’dan yapılır. DMO’da bulunmaması halinde DMO dışından alım yapılır.

6.2. KURUMUMUZDAKİ SATIN ALMA UYGULAMALARI

Kurumumuzdaki birimlerin ihtiyaçlarını gösteren Malzeme İstem Fişi, ilgili birimlerce malzeme ihtiyacı duyulduğunda İdari ve Mali İşler Müdürlüğüne sunulur. Talepler toplandıktan sonra, Malzeme İstem Fişleri, ambar stoklarında bulunma olasılığı olan malzemeler için Ambar Servisine, satın alma yoluyla temin edilecek malzemeler için ise Muhasebe servisine gönderilir.

Talep edilen malzemeler stoklarda varsa, Malzeme İstem Fişi karşılığında istekte bulunan birime teslim edilir. Stoklarda istenilen malzeme yoksa Malzeme İstem Fişinin arkasına Ambar Servisi Sorumlusu tarafından “Ambar Stoklarında Yoktur” notu düşülerek Muhasebe Servisine gönderilir. Muhasebe Servisi satın alma işlemini başlatarak, Harcama Yetkilisinin onayına sunar. Harcama Yetkilisi uygun bulmazsa onaylamaz ve gerekçesi ile iade eder. İdari ve Mali İşler Müdürü eksiklerin giderilmesi için durumu istekte bulunan birime bildirir. Gerekirse isteğin yenilenmesini sağlar. Harcama Yetkilisi uygun bulursa onaylar ve Muhasebe Servisi Sorumlusuna işlemlerin yapılması için gönderir. Muhasebe Servisi tarafından, satın alınması uygun görülen malzemelerin yaklaşık maliyetine bakılarak, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun;

a) Açık İhale usulü

b) Belli istekliler arasında ihale usulü

c) Pazarlık usulü

İhale usullerinden birisine karar verilerek alım hazırlıkları yapılır, alınacak malzemelerin özellikleri Teknik Şartnameyi gerektiriyorsa, Teknik Şartname talep eden birim tarafından hazırlanır veya hazırlattırılır.

İhale konusu işlerin her türlü özelliğini belirten şartnameler ve varsa ekleri, Kamu İhale Kurumunca ayrı ayrı düzenlenen Mal, Yapım, Hizmet ve Danışmanlık Hizmet Alım İhaleleri Uygulama Yönetmelikleri ve 4735 sayılı Kamu İhale Sözleşmeleri Kanununda belirtilen tip sözleşmeler dikkate alınarak hazırlanır.

Ancak, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 22 nci maddesine göre yapılacak alımlarda; ihale komisyonu kurma ve 10 uncu maddede sayılan yeterlik kurallarını arama zorunluluğu bulunmaksızın, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından piyasada fiyat araştırması yapılarak ihtiyaçlar temin edilir.

Alınacak malzeme ile ilgili İdari ve Teknik Şartnameler gerekli görülürse teknik resim, kroki gibi malzemelerin özelliklerini açıklayan ek dokümanlar da hazırlanarak, yüklenicilerden (tedarikçi) yazılı teklif istenir (eğer alım DMO’ dan yapılacaksa yazılı teklif istenmez).

Gelen teklifler İhale Komisyonu tarafından değerlendirilerek alımın yapılacağı yüklenici belirlenir.

İhale Komisyonu tarafından alınan kararın ihale yetkilisi tarafından onaylanmasından sonra yüklenici ile sözleşme (ya da protokol) imzalanır.

İhale dokümanında aksi belirtilmedikçe sözleşmelerin notere tescili ve onaylattırılması zorunlu değildir.

Yüklenici tarafından mal teslim edildiğinde, malın kabulü, Kamu İhale Kurumunca düzenlenen ve 19 Aralık 2002 tarih ve 24986 sayılı Resmi Gazete de yayımlanarak yürürlüğe giren Mal Alımları, Yapım İşleri, Hizmet Alımları ve Danışmanlık Hizmet Alımları Muayene ve Kabul Yönetmeliklerine (4 adet) göre oluşturulan Muayene ve Kabul Komisyonu tarafından sözleşme ve şartnamelere (idari ve teknik) göre kontrol edilerek, uygun bulunursa yönetmeliklerde belirtilen Muayene ve Kabul Tutanakları düzenlenerek yapılır.

İrsaliyesi ve faturası olmayan malzemenin kabulü yapılmaz. Garanti Belgesi ile satılması zorunlu mallar için mutlaka Garanti Belgesi istenir.

Sözleşme ve şartnamelere uygun olmayan bir durum tespit edildiğinde, yüklenici uyarılarak sözleşmede belirtilen süre içerisinde eksikliğin giderilmesi istenir. Yüklenici verilen süre içerisinde eksikliği gideremez ve teslimatı geciktirirse sözleşmede belirtilen cezai yaptırımlar uygulanır.

Uygun bulunarak satın alınan malzemeler Ambar Servisine teslim edilir, Ambar Giriş/Çıkış Fişleri kesilir. Daha sonra istek sahibi birimlere ambar sorumlusu tarafından teslim edilir.

Eğer satın alınan malzeme demirbaş ise Ayniyat Saymanlığı tarafından demirbaş kayıtlarına alınır.

Satın alma işleminin sona ermesinden sonra, fatura bedeli, İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğünce yükleniciye ödenir.

Satın alma işlemlerinin tüm aşamalarındaki evraklar kayıt altına alınarak ilgili dosyalarda Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik şartlarına göre uygun olarak muhafaza edilir.

6.3.YÜKLENİCİ DEĞERLENDİRİLMESİ

6.3.1. Yüklenicilerin Puanlanması ve Onaylı Yüklenici Listesinin Hazırlanması
Yüklenicilerin değerlendirilmesi için; Yüklenici Performans Puanı, Yüklenici Tetkik Puanı, Kalite Uygunluk Puanı ve Teslimat Puanı toplamından oluşan puanlama yapılır. Bunun için Yüklenici Değerlendirme Formu (F: 40) kullanılır.
Puanlama aşağıda belirtildiği gibi yapılır.

A Yüklenici Prformans Puanı: Toplam Puan 15
-Yüklenicinin alım sürecindeki davranışları : 0-5 arası puan
-Değişen teknolojiye verdiği önem : 0-5 arası puan
-Müşteri Memnuniyetine gösterdiği duyarlılık : 0-5 arası puan

B Yüklenici Tetkik Puanı: Toplam Puan 15
-Yapmış olduğu işe verdiği önem : 0-6 arası puan
-Yüklenici hakkındaki referanslar : 0-3 arası puan
-Yüklenicinin satın alma birimi üzerinde bıraktığı izlenim : 0-6 arası puan

C Kalite Uygunluk Puanı: Toplam Puan 40
-İdari ve Teknik Şartnameye uygunluğu : 0-25 arası puan
-Kalite belgesi varsa : 5 puan
-TSE’ye uygunluğu : 10 puan

D Teslimat Puanı: Toplam Puan 30
-Mal / hizmet alımının zamanında yerine getirilmesi / teslimi : 30 puan
Geciken hergün için 2 puan düşülür.
Örnek: 4 gün gecikmeli olarak gerçekleştirilen bir teslimat için 4x2=8 puan düşülür. Bu durumda yükleniciye 30-8=22 puan verilir.

Yüklenici değerlendirme toplam puanı aşağıdaki gibi hesaplanır.
Yüklenici Değerlendirme Puanı: A+B+C+D= 100
Yüklenici Değerlendirme Puanı: 15+15+40+30=100

Yüklenici değerlendirme puanlaması İdari Mali İşler Şube Müdürlüğü tarafından yapılır.
Yüklenici değerlendirme puanı 70 ve üzeri olan yükleniciler güvenilir yüklenici olarak kabul edilerek, Tedarikçi formuna işlenerek, Harcama Yetkilisinin onayına sunulur. 70’ in altında puan verilen yükleniciler Tedarikçi formuna alınmaz ve bu yüklenicilerden alım yapılmaz.

7. KAYITLAR
7.1. Malzeme İstem Fişi Formu (F:23)
7.2. Yüklenici Değerlendirme Formu (F: 40)
7.3. Tedarikçi Formu (F: 41)

 

[Xzenon]

EĞİTİM PROSEDÜRÜ

1- AMAÇ
Bu prosedürün amacı, kurumumuzda sunulan hizmetin verim ve kalitesini yükseltmek, çalışanların toplam kalite kültürünü geliştirmek için Kalite Yönetim Sistemi, kendi çalışma alanlarında ve diğer konulardaki eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi, planlanması, gerçekleşmesi ve eğitim etkinliklerinin değerlendirilmesi için esasların oluşturulmasıdır.

2- UYGULAMA ALANI
Bu prosedür, tüm birimler ve birim personeli için geçerlidir.

3- TANIMLAR VE KISALTMALAR

Oryantasyon Eğitimi: İl Müdürlüğümüzde göreve yeni başlayan personelin çalışacağı konu, çevre ve iş arkadaşlarını tanımasını sağlamak amacıyla uygulanan eğitim türüdür.
Hizmet İçi Eğitim : Kurum içinde gerçekleştirilen ve yürütülen eğitim faaliyetleridir.
Bakanlık : Tarım ve Köyişleri Bakanlığı’nı
Birim : Şube Müdürlüklerini
Eğitim Sorumlusu : Eğitim faaliyetlerini yürütmekten sorumlu personeli, ifade eder.

4- İLGİLİ DOKÜMANLAR

4.1. 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu
4.2. Devlet Memurlarının Görevde Yükselme Esaslarına Dair Genel Yönetmelik
4.3. Aday Memurların Yetiştirilmesine Dair Genel Yönetmelik
4.4. Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Personeli Görevde Yükselme Yönetmeliği
4.5. Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Aday Memurlarının Yetiştirilmesine Dair Yönetmelik
4.6 Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Yıllık Hizmet İçi Eğitim Programı El Kitabı
4.7. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (KP:02)
4.8. Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (KP:03)

5- SORUMLULAR
Üst Yönetim, Kalite Yönetim Temsilcisi ve ilgili birimler bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

6- UYGULAMA
6.1. Eğitim İhtiyacının Belirlenmesi
6.1.1.Genel olarak eğitim ihtiyaçları aşağıya çıkarılan faaliyetlerle belirlenmektedir:
1. İç ve Dış müşteri anketlerinin değerlendirilmesi sonucunda alınan bilgiler,
2. Mevzuat değişikliği ve Teknolojik gelişmeler sonucu ortaya çıkan genel ihtiyaçlar,
3. Kalite Konseyi ve Yönetimim Gözden Geçirme toplantılarında alınan kararlar,
4. Önceki eğitimlerin sonuçlarının değerlendirilmesi,
5. Kurumda uygulanan projeler,
6. İç ve Dış Tetkik raporlarının değerlendirilmesi,
7. Bakanlık talepleri,

6.2. Planlı Eğitimler (Kalite Yönetim Sistemi ve/veya kendi çalışma alanlarında ve diğer konularda İl Müdürlüğümüz çalışanlarına düzenlenecek eğitimler)
6.2.1. İl Müdürlüğümüzdeki eğitim faaliyetleri kalite yönetim temsilcisinin gözetimi ve denetimi altında Eğitim Sorumlusu tarafından yürütülür. Eğitim Sorumlusu, Kalite Yönetim Temsilcisinin teklifi ve İl Müdürünün onayı ile görevlendirilir.
6.2.2. Her yılın Aralık ayında birim sorumluları birimlerinde gerekli olabilecek bir sonraki yılın eğitim ihtiyaçlarını (İl Müdürlüğümüz çalışanlarının kendi çalışma alanlarında görecekleri eğitimler ve Kalite Yönetim Sistemi konularında almak istedikleri eğitimler ve diğer genel eğitimler) belirlemek için Eğitim Talep Formunu doldurarak Kalite Konseyine gönderirler.
6.2.3. Kalite Yönetim Temsilcisi eğitim talep formlarını Eğitim Sorumlusu ile değerlendirip, İl Müdür Yardımcısı ve İl Müdürü ile görüşerek Yıllık Eğitim Planını hazırlar. Yıllık Eğitim Planı İl Müdürünün onayı ile yürürlüğe girer. Onaylanan Yıllık Eğitim Planının birer kontrollü kopyası Şube Müdürlüklerine gönderilir. Şube Müdürleri yıllık eğitim planlarını çalışan personele tebliğ ederler.
6.3. Bakanlıkça Planlanan ve Yürütülen Hizmetiçi Eğitimler
6.3.1. Bakanlığın genel Hizmet İçi Eğitim Programının hazırlanması Personel Genel Müdürlüğünce koordine edilmektedir. Personel Genel Müdürlüğü diğer Genel Müdürlüklerden gelen bilgileri de değerlendirir, planlar ve bir kitapçık ( Tarım ve Köyişleri Bakanlığı - Hizmet İçi Eğitim Kitabı) halinde yayınlar ve bütün İl Müdürlüklerine gönderilir. Hizmet İçi Eğitim faaliyetleri ise bu programa göre ilgili Genel Müdürlükler tarafından yürütülür.
Bunun dışında Bakanlık Genel Müdürlüklerinin bu program dışında da hizmetiçi eğitim uygulamaları gerçekleşmektedir.
6.3.2. Bu tür dış eğitimlere ise Genel Müdürlüklerce personel katılımı talebi geldiğinde ilgili birim yöneticisinin (Şube Müdürünün) teklifi üzerine İl Müdürü tarafından personel görevlendirmesi yapılır. Hizmetiçi Eğitim Programı İl Müdürlüğümüze geldiğinde İl Müdür Yardımcısı ve İdari ve Mali İşler Şube Müdürü tarafından değerlendirilerek İl Müdürlüğümüz personelinin katılacağı eğitimler ve İl Müdürlüğümüzde düzenlenecek olan eğitimler tespit edilir.
6.3.3. Ayrıca başka illerde Bakanlıkça düzenlenecek olan eğitimlere katılması için ihtiyaç duyulan durumlarda resmi yazıyla talepte bulunulur.
6.3.4. Kurum dışındaki (Bakanlık, diğer kurum ve kuruluşlar) eğitimlere (seminer, kurs, konferans, kongre v.b) katılan personelin bu eğitimlerden aldıkları belgelerin (Sertifika v.b.) bir fotokopisi, personelin çalıştığı Şube Müdürlüğünce, İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü’ne gönderilir. Bu birimce, kişinin katıldığı eğitim ve belgesi Personel Eğitim Kayıt Formu’ na işlenir ve ilgili personelin sicil dosyasında muhafaza edilir. Belgelerin Orijinali ise ilgili personele verilir.
Personelin (şu anda çalışan ve naklen gelenler) geçmişte aldığı eğitimlerle ilgili olarak İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğünce diğer birimlerden bilgi alınarak ilgili personelin sicil dosyasında muhafaza edilir.

6.4. Plan Dışı Eğitimler
6.4.1. Bakanlık Genel Müdürlüklerinin, Üst Yönetimin ve birim yöneticilerinin istekleri, sistem geliştirme çalışmaları, kurum mevzuatı değişiklikleri, yeni görevler ve teknolojik gelişmeler vb. nedenlerle ortaya çıkan plan dışı eğitim ihtiyaçlarına yönelik olarak, ilgili birim sorumlusu Eğitim Talep Formu doldurarak, Kalite Konseyine gönderir. Talepler Kalite Yönetim Temsilcisi ve Eğitim Sorumlusu tarafından değerlendirilerek uygun bulunanlardan acil görülenler uygulanarak eğitim düzenlenebilir veya yıllık eğitim planında değişiklik yapılabilir. Değişiklik bir yazı ekinde tüm birimlere duyurulur. Acil olarak yapılması gerekmeyen eğitimlerle ilgili talepler bir sonraki yılın Yıllık Eğitim Planında değerlendirilmek üzere ayrılır ve Aralık ayı içerisinde değerlendirilerek gerekirse Yılık Eğitim Planına alınır.
Şube Müdürlükleri de kendi personeline yönelik olarak kısa süreli bilgilendirme eğitimleri yapabilirler. Bu eğitimlerle ilgili olarak anket ve değerlendirme yapılmaz

6.5. Eğitimlerin Verilmesi
6.5.1. Şube Müdürleri yıllık eğitim planlarını çalışan personele tebliğ ederler. Ayrıca eğitim programı Eğitim Sorumlusu tarafından ilan panolarına asılır ve gerekli duyurular yapılır.
6.5.2. İl Müdürlüğümüz içinde verilecek eğitimler, ilgili konuda uzman olan elamanlar tarafından verilir. Personelin hizmetiçi eğitiminde ve diğer eğitimlerde Bakanlık, Üniversite, Araştırma Kuruluşları, diğer kurum ve kuruluşlardan da yararlanılabilir.

6.6. Eğitimlerin Etkinliğinin ve Sonuçlarının Değerlendirilmesi
6.6.1. İl Müdürlüğümüz çalışanlarını bilgilendirmek amacıyla yapılan, daha çok KYS ile ilgili eğitimler ve genel amaçlı kısa süreli (saatlik) eğitimlerden sonra anket yapılma zorunluluğu bulunmamaktadır.
6.6.2. Kalite Konseyi tarafından yürütülen Yıllık Eğitim Planı kapsamında düzenlenen uzun süreli (en az bir gün süren eğitimler ve diğer uzun süreli eğitimler) eğitimlerle ilgili olarak; eğitimlerin etkinliğini değerlendirmek, çalışanların görüş ve önerilerini almak ve bir sonraki yılın eğitim planlarının hazırlanmasında değerlendirilmek amacıyla Eğitimin Değerlendirilmesi Formu ile anket yapılır ve alınan eğitim katılımcılar tarafından değerlendirilir.
6.6.3. Yapılan değerlendirme sonucunda genel toplamda tespit edilen memnuniyet oranı % 60’ ın üzerinde ise eğitimin etkin olarak yapıldığı kabul edilir. Etkin bulunmayan eğitimlerin tekrarlanması kararı alınabilir. Değerlendirme anketlerini Eğitim Sorumlusu gerçekleştirir. Anket sonuçlarını ve anket formlarını aylık raporlarda belirterek Kalite Konseyine gönderir. Bu formlar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından bir sonraki eğitimlere esas olmak üzere değerlendirilir.
6.6.4. Eğitim Değerlendirme Anketi İl Müdürlüğümüz dışında alınan ve/veya İl Müdürlüğümüz tarafından yürütülmeyen/planlanmayan eğitimleri de kapsamaz.
6.6.5. Eğitimlerin etkinliği, ayrıca; eğitilen personelin Şube Müdürünce işine olan katkısı yönünden de gözlemlenir. Yetersizlik durumunda ilgili Şube Müdürü yaptığı gözlemlerle ilgili olarak Kalite Konseyine bilgi verir. Konu Eğitim Sorumlusu ile değerlendirilerek gerektiğinde yetersizliği tespit edilen personele yeniden eğitim verilir.
6.6.6. Eğitim Sorumlusu gerçekleşen eğitim faaliyetleri ve düzenlediği anketlerle ilgili olarak Aylık Eğitim Raporu düzenler ve Katılımcı Listesi Formu ile birlikte Kalite Yönetim Temsilcisine gönderir.
6.6.7. Kalite Yönetim Temsilcisi yönetimin gözden geçirme toplantılarında eğitim faaliyetleri ile ilgili rapor sonuçlarını ve gerçekleşen performans değerlerini sunar.
6.6.8. İl Müdürlüğümüzdeki tüm birimler kalite yönetim sisteminin zorunlu kıldığı eğitim faaliyetlerinin tümüne aktif olarak katılarak, kalitenin sürekliliğinin sağlanmasını sağlar.
6.7. Yeni Personel Atanması ve Aday Memurların Eğitimleri
6.7.1. İl Müdürlüğümüze yeni bir personel atandığında, Personelin ilgili birimde göreve başlamasını müteakip, Şube Müdürü tarafından Personel Eğitim Kayıt Formu düzenlenerek kişiye bir oryantasyon eğitimi verilir. Bu eğitimle ilgili olarak Oryantasyon Eğitim Formu düzenlenir. Bu eğitim, kişinin ilk eğitimi olarak bu forma işlenir. Personel Eğitim Kayıt Formu ve Oryantasyon Eğitim Formu daha sonra bir üst yazıyla İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğü’ne gönderilir. Bu birimce ilgili personelin sicil dosyasına takılır ve bundan sonra katıldığı eğitimler bu karta ilgili birimce işlenir.
6.7.2. Aday Memurlarının Yetiştirilmesi ile ilgili eğitimler ise Tarım ve Köyişleri Bakanlığı Aday Memurlarının Yetiştirilmesine Dair Yönetmelik ve ilgili Yasal Mevzuat doğrultusunda İdari ve Mali İşler Şube Müdürü ile İl Müdür Yardımcısı tarafından yürütülür. Bu tür eğitimler düzenlenmeden önce, İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğünce, Kalite Konseyine Eğitim Talep Formu ile bildirilir.
6.8. Eğitim Kayıtlarının Tutulması ve Saklanması
6.8.1. Düzenlenen eğitimler için katılan personelin imzalayacağı Eğitim Katılım Listesi düzenlenir. Bakanlıkça verilen eğitimler ve uzun süreli eğitimlere katılan personelin, bu eğitimlerde aldıkları sertifikalar ve eğitim bilgileri, ilgili Şube Müdürü tarafından üst yazı ile İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğüne gönderilir ve İdari ve Mali İşler Şube Müdürlüğünce bu bilgiler Personel Eğitim Kayıt Formuna işlenir. Kısa süreli eğitimlerin bu forma işlenmesine gerek bulunmamaktadır.
6.8.2. Dış eğitimlere İl Müdürlüğümüzden iştirak edenlerle ilgili bilgilerde ilgili birimce 6.8.1 deki işlem gibi Personel Eğitim Kayıt Formuna işlenir.
6.8.3. Her yılın Aralık ayında o yıl verilen eğitimlerle ilgili olarak, Eğitim Sorumlusu tarafından hazırlanan anket personele uygulanır. Eğitim sorumlusu anketleri değerlendirilerek bir rapor hazırlar ve bu raporu Kalite Konseyine gönderir. Bu sonuçlar, yıl sonunda yapılacak olan YGG toplantısına da veri teşkil eder.
6.8.4. İl Müdürlüğümüzce gerçekleştirilen eğitimlerle ilgili belgelerin (anket formları dahil) asıl nüshaları Kalite Konseyince muhafaza edilir.
7- KAYITLAR
7.1. Personel Eğitim Kayıt Formu (F:24)
7.2. Eğitimin Değerlendirmesi Formu (F:25)
7.3. Eğitim Katılım Listesi (F:26)
7.4. Eğitim Talep Formu (F:27)
7.5. Yıllık Eğitim Planı (F:28)
7.6. Aylık Eğitim Raporu (F:29)
7.7. Oryantasyon Eğitim Formu (F:30)

 

[Xzenon]

ÖLÇME, ANALİZ VE İYİLEŞTİRME PROSEDÜRÜ


1- AMAÇ
Bu prosedür; kalite yönetim sisteminin etkinliğinin, kalite hedeflerine ulaşılabilirliğin ve İl Müdürlüğü çalışanları ile hizmet verilen kesimlerin memnuniyetinin objektif ölçütler çerçevesinde ölçülmesi amacıyla, iletilen dilek ve şikayetlerin kaydedilmesi, değerlendirilmesi ve giderilmesi için kullanılacak yöntemler ile bu yöntemlerin uygulanmasına ait sorumlulukları tanımlar.

2- UYGULAMA ALANI
Tüm Birimler

3- TANIMLAR VE KISALTMALAR
Anket: Memnuniyetin ölçülebilmesi amacıyla profesyonel olarak tasarlanmış sorulardan oluşan doküman,
Öneri: Dış müşteriler ile çalışanların hizmetin alınması, gördürülmesi ile ilgili memnuniyet veya memnuniyetsizliklerini ifade eden yazılı, sözlü ifadelerdir.
4- İLGİLİ DOKÜMANLAR
4.1. Kayıtların Kontrolü Prosedürü (KP:02)
4.2. Yönetimin Gözden Geçirmesi Prosedürü (KP:03)
4.3. Uygun Olmayan Hizmetin Kontrolü Prosedürü (KP:04)
4.4. Düzeltici Faaliyet Prosedürü (KP:05)
4.5. Önleyici Faaliyet Prosedürü (KP:06)
4.6. İç Tetkik Prosedürü (KP:07)

5- SORUMLULAR
Tüm Birim Yöneticileri ile Kalite Yönetim Temsilcisi bu prosedürün uygulanmasından sorumludur.

6- UYGULAMA
OTİM, Kalite Yönetim Sisteminin etkinliği aşağıda yer alan esaslar dahilinde müşteri memnuniyeti, proses izleme ve hizmet izleme yol ve yöntemleri ile izlenir ve ölçülür, ölçüm sonuçlarından elde edilen veriler analiz edilerek sürekli iyileştirme sağlanır.

6.1. Müşteri Memnuniyeti İzleme ve Ölçme
6.1.1. Müşteri Görüş, Öneri ve Müşteri Memnuniyeti Anketleri
Ordu Tarım İl Müdürlüğü hizmet binalarında müşterilerin kurum hizmetleri ve sunumuna ilişkin görüş ve önerilerinin alınması amacıyla görüş ve öneri kutuları bulundurulur. Görüş ve öneri kutularının yanında, müşteriye kolaylık sağlaması amacıyla Müşteri Görüş, Öneri ve Anket Formu bulundurulur. Her ayın son haftasında bu kutular Kalite Konseyince açılır. Kutulardan alınan bilgiler her ayın son haftasında yapılan Kalite Konseyi toplantısında değerlendirilerek düzeltici faaliyetler başlatılır. Görüş ve Öneriler aylık olarak raporlaştırılır (Müşteri Görüş Ve Öneri Formu Değerlendirme Raporu). Bu raporlar aylık dönemler halinde BKK’ ye gönderilir ve birimlerce gerekli iyileştirme çalışmaları başlatılır. Sonuçları Yönetim Temsilcisince Yönetimin Gözden Geçirmesi toplantılarına sunulur. Yönetim Temsilcisince rapor sonuçlarına göre gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetler başlatılır.
Görüş ve öneri kutularının korunmasından, Müşteri Görüş, Öneri ve Anket Formlarının bulundurulmasından ilgili Şube Müdürlükleri sorumludur.

6.1.2. İç Müşteri Memnuniyeti
İç müşteri memnuniyetinin ölçülmesine yönelik Personel Görüş, Öneri Anketi İl Müdürlüğümüzde yılda bir kez Aralık ayında manuel olarak uygulanır. Anket sonuçları İdari ve Mali İşler Şube Müdürü ile İl Müdür Yardımcısı tarafından değerlendirilir ve 6.4 maddesine göre değerlendirilerek değerlendirme sonuçları, İl Müdürüne sunulur. İl Müdürünce rapor sonuçlarına göre gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetler başlatılır. Yine aynı değerlendirme sonuçları, çalışanlara duyurulmak üzere tüm Şube Müdürlüklerine gönderilir. Anket formları ve sonuçlarıyla ilgili veriler Kalite Konseyinde muhafaza edilir.
Kurum içindeki personelin öneri ve istekleri konusunda herhangi bir sınırlama söz konusu değildir. Her seviye ve düzeydeki personel Personel Görüş Öneri Anketinin dışında da Kalite Konseyine yazılı olarak doğrudan başvurabilir. Yazılı olmayan, hizmete yönelik görüş ve öneri bildirmeyen ve isimsiz başvurular değerlendirmeye alınmaz.
Kalite Yönetim Sistemi içinde memnuniyet ölçümlerinde kullanılan form ve belgeler yalnızca iyileştirme amaçlı kullanılır. Bu formlar sonucunda elde edilen veriler veya sonuçlar cezai yaptırım içermez.

6.2. Proses İzleme ve Ölçme
Ordu Tarım İl Müdürlüğünce yürütülen operasyonel ve destek proseslerin planlandığı şekilde yürütüldüğünü izlemek ve iyileştirme gereken noktaları belirlemek amacıyla, prosesler, sahiplerince/sorumlularınca izlenir.
Proses sahiplerince, proses ve alt prosesleri hızlandırmak, çıktılarını iyileştirmek, maliyet düşürmek ve katma değer sağlamak için proses performans kriterleri ve kriterlere göre uygulama metotları belirlenir. Proses sahiplerince; belirlenen kriter ve metotlarla 6.4.de bahsedilen yöntem veya yöntemlerle ölçülen ve izlenen proseslerde performans sonuçlarına göre ve kalite hedefleri de göz önünde bulundurarak proses iyileştirme alanları belirlenir ve planları yapılarak düzeltici faaliyetler başlatılır.
Proses sahipleri kendi prosesleri ile ilgili olarak 3’er aylık (Ocak-Mart, Nisan-Haziran, Temmuz-Eylül, Ekim-Aralık) dönemler halinde performans raporlarını hazırlayarak her dönemi takip eden ayın 5’ ine kadar KK’ ne gönderirler. Birimler, Ekim-Aralık dönemine ait performans raporunu, YGG toplantısı için önemli veriler teşkil edeceği için, Aralık ayının en geç 25’ ine kadar Kalite Konseyine gönderirler. Tüm birimler, yürüttükleri tüm prosesler için Proses Takip Çizelgelerini (F: 33) hazırlayarak 3 aylık dönemler halinde her proses için rastgele 3 örnek seçerek proseslerini izleyip, bu takip çizelgelerini performans raporu ekinde kalite konseyine gönderirler. Şube müdürünce izlenen prosesler sonucunda herhangi bir olumsuzluğa rastlanması durumunda, şube müdürünce uygunsuzluk tespit formu doldurulur. Şube müdürü gerekli gördüğü durumlarda Düzeltici/Önleyici Faaliyet Talep Formu doldurarak düzeltici faaliyet başlatılmasını da isteyebilir.

6.3. Hizmet İzleme Ve Ölçme

OTİM tarafından sunulan hizmetler, hizmetin talebini kabulden, hizmet sunumunun gerçekleştirilmesine kadar faaliyetleri gerçekleştiren kişilerce, KYS dokümanlarında yer alan işlem basamaklarına uygunluğu açısından kontrol edilir.
Uygun olmayan hizmet, uygun olmayan hizmetin kontrolü prosedürüne göre işleme tabi tutulur.
Ayrıca gerek duyulması durumunda Şube Müdürlüklerinin faaliyet konularına göre muhtelif zamanlarda anketler düzenlenebilir. Bu durumda anket formları anket yapılacak konulara göre ilgili Şube Müdürlüklerince hazırlanır ve kullanılır. İlgili Şube Müdürü tarafından formlar değerlendirilir. Veriler 6.4. maddeye göre analiz edilerek sonuçları Kalite Yönetim Temsilcisine sunulur. Kalite Yönetim Temsilcisince rapor sonuçlarına göre gerekli düzeltici ve önleyici faaliyetler başlatılır. Tüm birimler verdikleri hizmetlerle ilgili anket formlarının hazırlanması ve uygulanmasından sorumludurlar.

6.4. Veri Analizi

Birim yöneticileri ve Kalite Yönetim Temsilcisince; müşteri memnuniyeti anket sonuçları, personele yönelik olarak yapılan anket sonuçları, proses ve hizmet izleme sonuçları, hizmet gerçekleştirme faaliyetlerine uygun olarak yapılan anketlerin sonuçları, tedarikçi memnuniyet anketi sonuçları, hizmetiçi eğitimlere gönderilen personel sayıları ve bunlarla ilgili veriler, yıllık eğitim planı kapsamında yapılan eğitimlerle ilgili değerlendirme sonuçları, uygun olmayan hizmetin kontrolü kapsamında yapılan tespitlerin sonuçları ve dağılımları, uygunsuzluk kayıt formları ve dağılımı, görüş ve öneriler, satın alma etkinlikleri, iç tetkik sonuç ve raporlarına ilişkin veriler; grafik (çubuk-sütun-çizgi-pasta vb), pareto analizi, histogram analizi, sebep-sonuç (balık kılçığı) tekniği gibi istatistiksel yöntemlerden uygun görülenlerden birisi veya birkaçı ile analiz edilir.
Kalite Konseyinde toplanan ve kaydedilen veriler, İl Müdürünün onayı ile oluşturulacak en az iki kişilik bir ekip tarafından Kalite Yönetim Temsilcisince belirlenecek dönemlerde analiz edilir. Sonuçlar Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından değerlendirilir, gerekli hallerde üst yönetime rapor edilir ve proseslerin sürekli iyileştirilmesi için kullanılır. Ayrıca Şube Müdürlüklerine gönderilir ve bütün çalışanların görebileceği panolara asılır.
Bunların dışında ihtiyaç duyulması durumunda yukarıda bahsedilmeyen diğer konularla ilgili olarak da ilgili Şube Müdürlüklerinden veriler istenerek Kalite Konseyince değerlendirilir.

6.5. İyileştirme

Kalite politikası, kalite hedefleri, tetkik sonuçları, verilerin analizi, düzelici ve önleyici faaliyetler ve Yönetimin Gözden geçirmesi kararları kullanılarak KYS’ nin etkinliği sürekli iyileştirilir. 6.4. değerlendirmesinde alınan sonuçlar periyodik olarak yapılan “Yönetimin Gözden Geçirmesi” toplantısında incelenerek tespit edilen eksiklerle ilgili birimlere sorumluluklar verilir. Yapılan İstatistik analizler sonunda elde edilen verilere dayanılarak önleyici faaliyetler başlatılır.

7- KAYITLAR
7.1. Müşteri Görüş, Öneri ve Anket Formu (F:31)
7.2. Personel Görüş, Öneri ve Anket Formu (F:32)
7.3. Proses Takip Çizelgesi (F:33)
7.4. Değerlendirme Raporu Hazırlama Esasları