OSGB’lerin Denetimine Dair Bilgilendirme Rehberi
OSGB’lerin iş ve işlemlerinde dikkat edilmesi gereken hususların açıklanması amacıyla hazırlanmıştır.
30.12.2016
İSGGM
Yetkilendirme Daire Başkanlığı
Amaç
Bu rehber ile 29/12/2012 tarihli ve 28512 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği hükümlerince yetkilendirilen ortak sağlık ve güvenlik birimlerinin denetimine dair iş ve işlemlerinde dikkat edilmesi gereken hususların açıklanması amaçlanmıştır.
Dayanak
Bu rehberin hazırlanmasında 29/12/2012 tarihli 28512 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği esas alınmıştır.
Teşekkür
Rehberin hazırlanmasında emeği geçen Yetkilendirme Daire Başkanlığı personeline teşekkürlerimizi sunarız.
İçindekiler
Yetki Alınan Yer ve Donanım... 5
Yerleşim Planı. 5
Sözleşme Bildirimleri. 5
Hizmete Başlanması. 6
Tabela. 6
İsim ve Unvan Kullanılması. 7
Sorumlu Müdür ve Tam Süreli İstihdam Edilenlerin Görevden Ayrılması. 7
Arşiv. 7
İSG Profesyonelinin Hizmetinin Devamlılığı. 8
Hizmet Süresi Sonu.. 8
Uygun Sürelerde İSG Profesyonelinin Görevlendirilmesi. 8
Çalışma Saatleri. 9
Yetki Verilmemiş Faaliyetler. 9
Ölçüm ve Analizler. 9
Denetimin Kolaylaştırılması. 10
Şirket Ortakları. 11
İhtar Puanları ve Yetki Belgesine İlişkin İdari Yaptırımlar. 11
Hizmet Devri. 12
Denetim Sonrasına İlişkin Hususlar. 12
Yetki Alınan Yer ve Donanım
OSGB’ler OSGB Başvuru Rehberi içerisinde bulunan Yerinde İncelemede Dikkat Edilecek Hususlar bölümünde yer alan şartların devamını sağlamakla yükümlüdür.
Yetki alınan yer ve donanım ile ilgili belirtilen şartlara uygunluğun devamının sağlanmaması durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
Yerleşim Planı
OSGB tarafından başvuru dosyasında beyan edilen yerleşim planı, bina ve donanımda Genel Müdürlük onayı alınmadan hiçbir şekilde değişiklik yapılamaz.
- Yetki aldığında kullanılmayan bölümler kullanıma açılmışsa,
- Yetki alınan plandaki odaların yerleri değiştirilmişse,
- Yetki alınan planda belirtilen alanlardan birinin büyüklüğü değiştirilmişse
söz konusu değişiklikler Genel Müdürlüğe bildirilmelidir.
Onaylanmış yerleşim planında belirtilen odalar amacı dışında kullanılmaz.
Yerleşim planında Bakanlıkça onay alınmadan değişiklik yapılması veya onaylanmış yerleşim planında belirtilen odaların amacı dışında kullanılması durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
Sözleşme Bildirimleri
OSGB’ler ile işyerleri arasındaki ve OSGB’ler ile bünyelerinde çalışan iş güvenliği uzmanı, işyeri hekimi ve diğer sağlık personeli arasındaki sözleşmeler ve bu sözleşmelerin onayları İSG-KÂTİP sistemi üzerinden elektronik ortamda yapılır.
OSGB’lerce istihdam edilen kişilere ilişkin sözleşmeler İSG-KÂTİP üzerinden beş işgünü içerisinde Genel Müdürlüğe bildirilir.
OSGB ile işveren arasında İSG-KÂTİP sistemindeki örneğine uygun sözleşme düzenlenir ve karşılıklı olarak en geç beş gün içerisinde sistem üzerinden onaylanır. OSGB, sözleşme yaptığı işyerine hizmet verecek işyeri hekimi, iş güvenliği uzmanı ve diğer sağlık personelini, bu konuda ayrıca bilgilendirir.
Hizmet verilen işyerlerine dair sözleşmeler ile personel sözleşmelerinin ve bunların feshinin zamanında bildirilmemesi durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
Hizmete Başlanması
İşyerleri ile İSG-KÂTİP üzerinden sözleşme yapılmadan veya henüz onaylanmamış sözleşmelerle hizmet verilemez.
OSGB’lerce işyerlerine sunulan her türlü iş sağlığı ve güvenliği hizmeti için İSG-KÂTİP sistemi üzerinden sözleşme yapılması gerekmektedir.
OSGB tarafından sözleşme yapılan işyerlerinin çalışanları haricindeki kişilere sağlık raporu verilemez veya sağlık muayenesi yapılamaz.
İSG-KÂTİP üzerinden yapılan sözleşmeler taraflarca onaylanmadan hizmet verilmeye hiçbir suretle başlanamaz.
İSG—KÂTİP üzerinden sözleşme yapılmadan hizmet verilmesi veya henüz onaylanmamış sözleşmelerle hizmet verilmesi durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
Tabela
OSGB yetki belgesi alan kurumların ilgili Yönetmeliğin Ek-8’deki örneğe uygun tabela yaptırması gerekmektedir.
Tabelada aranan şartlar:
- Yetki belgesinde yer alan unvanın tamamı bulunmalı,
- Boy/en oranı 2/3 olmalı,
- OSGB’nin bulunduğu binanın uygun bir kısmına veya girişine asılmalıdır.
- Tabelada yer alan logo, filigran, unvan ile birlikte yazılması gereken “ÖZEL” ve “ORTAK SAĞLIK VE GÜVENLİK BİRİMİ” ibareleri, Bakanlık ve Genel Müdürlük unvanları, bu hususlara ait renklerin Yönetmelik Ek-8’inde yer alan örneğine tamamen uygun olması gerekir.
Ek-8’deki örneğine uygun tabela düzenlemesinin yapılmaması durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
Ek-8’de yer alan tabela haricinde Bakanlık logosunun veya unvanının kullanılması durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
İsim ve Unvan Kullanılması
Tabela, basılı evrak, broşür, afiş ve diğer elektronik ortamlarda herhangi bir amaçla kullanılan her türlü yazılı ve görsel dokümanda; yetki belgesinde belirtilen isim veya unvandan farklı isim veya unvan kullanılamaz.
İlgili hükmün ihlali durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
Sorumlu Müdür ve Tam Süreli İstihdam Edilenlerin Görevden Ayrılması
OSGB’lerde tam süreli iş sözleşmesiyle istihdam edilmesi gereken kişilerin ya da sorumlu müdürün ayrılması durumunda 30 gün içinde yenilerinin görevlendirilmesi gerekmektedir.
Sorumlu müdürün ya da tam süreli iş sözleşmesiyle istihdam edilmesi gereken kişilerin ayrılmasına rağmen 30 gün içinde yenilerinin görevlendirilmemesi durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
Arşiv
OSGB’lerce hizmet verilen işyerlerine ilişkin OSGB arşivinde asgari olarak bulunması zorunlu olan belgeler:
- Onaylı defter suretleri,
- Yıllık çalışma planı suretleri,
- Yıllık değerlendirme raporu suretleri,
- Çalışanlara verilen iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerine dair kayıtlar.
Arşivde bulunması gereken belgelerde işyerinde görevli uzman, hekim ve işveren veya vekilinin imzası bulunmalıdır. Söz konusu kayıtların imzalanmış hallerinin dijital kopyaları saklanabilir.
Çalışanlara verilen iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerine ilişkin kayıtlarda tüm katılımcıların adı-soyadı ve imzası, eğitmenin adı-soyadı ve imzası, eğitim programı ve tarih bilgileri bulunmalıdır.
OSGB arşivinde bulundurulması gereken belge ve bilgilerin hizmet verilen her işyeri için ayrı ayrı saklanması gerekmektedir. Verilen hizmetin göstergesi olan ilgili belgelerin arşivde bulunmaması durumunda kuruma bulunmayan unsura ilişkin ilgili ihtar puanı uygulanır.
İSG Profesyonelinin Hizmetinin Devamlılığı
Hizmet verilen işyerine zorunlu haller (doğum, hastalık ve yıllık izin vb. belgelendirmesi şartıyla) dışında, aynı işyeri hekimi, iş güvenliği uzmanı ve diğer sağlık personelinin hizmet vermesinin sağlanması zorunludur.
İlgili hükmün ihlali durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
Hizmet Süresi Sonu
Hizmet sözleşmesi süresi sonunda OSGB’nin elinde bulunan kayıt ve dosyaların ilgili işverene teslim edilmesi gerekmektedir.
İlgili hükmün ihlali durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
Uygun Sürelerde İSG Profesyonelinin Görevlendirilmesi
Hizmet verilen işyerinin çalışan sayısına ve tehlike sınıfına uygun sürelerde iş güvenliği uzmanı veya işyeri hekimi veya diğer sağlık personeli çalışmasının sağlanması gerekmektedir.
Hizmet verilen işyerinin çalışan sayısı ve tehlike sınıfındaki olası değişikliklerin takip edilerek hizmet sözleşmesinin bu doğrultuda yenilenmesi gerekmektedir.
OSGB’ler İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri ile İlgili Yönetmelik ile İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik kapsamında hizmet verdikleri alanlarda belirtilen görevlerin yerine getirilip getirilmediğinin izlenmesinden sorumludur.
İlgili hükmün ihlali durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
Çalışma Saatleri
OSGB’lerin, işyerlerine hizmet verdikleri sürece yetki aldıkları adreste, açık ve faaliyette bulunması esastır. Günlük çalışma süresi içinde verilen hizmet ve faaliyetler konusunda yetkili bir kişinin OSGB’de hazır bulunması sağlanır.
İlgili hükmün ihlali durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
Yetki Verilmemiş Faaliyetler
OSGB’ler, yetki aldıkları adreste ve başvuru dosyasında yer alan planda belirtilen bölümlerde Genel Müdürlükçe yetkilendirilmedikleri konularda hizmet veremez ve faaliyette bulunamazlar.
İlgili hükmün ihlali durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
Ölçüm ve Analizler
İlgili kurum ve kuruluşların izinlerini almak ve Genel Müdürlükten onay almak şartıyla, OSGB’ler hizmet verdikleri işyerlerindeki çalışanlar ve işyeri ile sınırlı kalmak şartı ile iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili her türlü ölçüm ve analiz için gerekli donanımı OSGB’nin faaliyet gösterdiği adreste bulundurabilir ve ilgili personeli bünyesinde çalıştırabilirler.
Bu amaçla kullanılacak bölümler İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliğinin 12 nci maddesinde belirtilen bölümler içerisinde olamaz ve görevlendirilecek personel mezkûr maddede belirtilen kişiler arasından atanamaz.
Mobil sağlık aracı kullanmak isteyen OSGB’lerin SAĞLIK BAKANLIĞI Sağlık Hizmetleri Genel Müdürlüğü tarafından yayımlanan 2016/7 sayılı Genelgede yer alan hükümler uyarınca ilgili gereklilikleri yerine getirmeleri ve bu kapsamda aldıkları izinleri Genel Müdürlüğümüze göndermeleri gerekmektedir. (Genelge kapsamında alınan bu izin sadece mobil sağlık aracında gerçekleştirilen tetkikler için geçerlidir.) (Genelge için:
http://www.shgm.saglik.gov.tr/Eklenti/4278,gezici-isg-hizmetleri2016-7pdf.pdf?0)
OSGB’ler yetki aldıkları adreste yapacakları sağlık tetkiklerinin (fiziksel, kimyasal, biyolojik) gerçekleştirilmesinde kullanılacak her türlü ölçüm-analiz cihazının bulunması durumunda söz konusu cihazların Sağlık Bakanlığı ve ilgili diğer kurum ve kuruluşlardan alınması gereken izinleri Genel Müdürlüğe bildirmelidir.
OSGB’lerin hizmet verdikleri işyerlerine çalışma ortamına yönelik fiziksel, kimyasal ve biyolojik etkenlere yönelik ölçüm, analiz ve değerlendirmelerini yapabilmeleri için 20.08.2013 tarih ve 28741 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren İş Hijyeni Ölçüm, Test ve Analizi Yapan Laboratuvarlar Hakkında Yönetmelik hükümleri uyarınca gerekli yeterlik belgesine sahip olmaları gerekmektedir.
İlgili hükmün ihlali durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
Denetimin Kolaylaştırılması
OSGB’ler tarafından kontrol ve denetimlerde istenen bilgi ve belgelerin verilmesi veya görevin tamamlanmasına engel olunmaması gerekmektedir.
Denetime yetkili personelin isteyeceği ve OSGB arşivinde bulunması gereken tüm dosyaların ve yerleşim planındaki tüm odaların sürekli olarak ulaşılabilir olmasını sağlamak OSGB’lerin sorumluluğundadır.
İlgili hükmün ihlali durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
Buna ilave olarak kuruma 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanununun 26 ncı maddesi birinci fıkrasının (k) bendi uyarınca idari para cezası verilir.
Şirket Ortakları
Şirket ortaklarında değişiklik olması halinde, durum 30 gün içerisinde Genel Müdürlüğe bildirilir. Yeni şirket ortaklarının ilgili mevzuat hükümlerinde belirtilen şartlara uygun olmaması halinde durumun düzeltilmesi amacıyla Genel Müdürlükçe şirkete 30 gün süre verilir.
İlgili hükmün ihlali durumunda kuruma ihtar puanı uygulanır.
İhtar Puanları ve Yetki Belgesine İlişkin İdari Yaptırımlar
OSGB’lerin yetki belgeleri;
- İhtar puanları toplamının 300’e ulaşması durumunda,
- Bakanlıkça belirlenen esaslara aykırı şekilde şube veya irtibat bürosu açılması,
- Yetki aldığı il sınırları dışındaki işyerlerine hizmet verilmesi,
- İş sağlığı ve güvenliği hizmetlerinin tamamını veya bir kısmını başka bir kişi veya kuruma devretmeleri,
- İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği gereği düzenlenen evrakların gerçeğe aykırı olduğunun tespiti,
- Şirket ortaklarının uygunsuzluğunun ilgili OSGB’ye bildirilmesine rağmen durumun 30 gün içerisinde düzeltilmemesi,
- Genel Müdürlüğe adres değişikliği ile ilgili başvuru yapıldıktan sonra bu başvuru Genel Müdürlükçe onaylanmadan adres değişikliği yapılması,
- Unvan değişikliği ile ilgili bildirim yükümlülüğünün 30 gün içinde yerine getirilmemesi
durumlarında belli sürelerde askıya alınır.
Vize işlemini tamamlayan kurumların; uygulanmasının üzerinden en az bir yıl geçmiş olan ihtar puanları silinir.
OSGB yetki belgeleri;
- Bir vize döneminde 3 defa askıya alma işleminin uygulandığı,
- Yetki belgesinin askıya alındığı dönem içerisinde hizmet verdiğinin tespiti,
- Başvuru evraklarının gerçeğe aykırı olduğunun tespiti,
- Yetki alınan adresin Genel Müdürlüğümüze adres değişikliği başvurusu yapılmadan terk edilmesi
durumlarında doğrudan iptal edilir.
Yetki belgesi iptal edilen OSGB ve şubelerinin kurucu veya ortaklarının, iptal tarihinden itibaren iki yıl içerisinde yapacağı yeni başvurular iki yılın tamamlanmasına kadar askıya alınır.
Hizmet Devri
OSGB’ler, iş sağlığı ve güvenliği hizmetlerinin tamamını veya bir kısmını başka bir kişi veya kuruma devredemezler. OSGB’nin bir başka OSGB üzerinden hizmet verdiğinin tespiti halinde her iki OSGB de yetki devri yaptığından yetki belgeleri altı ay süreyle askıya alınır.
OSGB’ler hizmetlerin sunumunda aracı kullanamazlar ve diğer OSGB’ler veya firmaların hizmet sunumuna aracılık edemezler.
İlgili hükmün ihlali durumunda kurumun yetki belgesi altı ay süreyle askıya alınır.
Denetim Sonrasına İlişkin Hususlar
Denetimleri sonrasında OSGB’ye ihtar puanı uygulanmasına gerekçe teşkil edecek herhangi bir unsur var ise, denetimi yapan merci tarafından ilgili ihtar puanı OSGB’ye tebliğ edilir. İhtar puanlarına itirazlar, ihtarın OSGB’ye tebliğ edilmesinden itibaren on(10) iş günü içerisinde ihtar puanını uygulayan mercie yapılmalıdır.
Denetimler sonrası OSGB’nin yetki belgesinin askıya alınması ya da yetki belgesinin doğrudan iptal edilmesini gerektiren hususlar bulunması durumunda bu durum OSGB’lere Genel Müdürlüğümüz tarafından tebliğ edilir. İtirazlar tebliğ tarihinden itibaren on(10) iş günü içerisinde Genel Müdürlüğümüze yapılmalıdır.
Yetki belgesinin askıya alınması ya da yetki belgesinin doğrudan iptal edilmesi hususlarına dair yapılan itirazlar Bakanlığımız bünyesinde oluşturulan İtiraz Komisyonunca incelenir. Söz konusu komisyon inceleme sonucunda itiraza cevabı OSGB’ye tebliğ eder. İtiraz Komisyonu tarafından alınan kararlar kesindir.
Not: Bu rehber bilgilendirme amacıyla hazırlanmış olup OSGB’lerin iş ve işlemlerini yürütürken uymakla yükümlü oldukları tüm mevzuat hükümlerini içermemektedir. Bu itibarla, OSGB’ler bu rehberde geçen hususlar haricinde yükümlü oldukları diğer mevzuat hükümlerinden de sorumludurlar.